Wie Göteborgsvarvet über 3.000 Mitarbeiter erfolgreich schult

Wenn Sie an einem sonnigen Maitag auf der Vasagatan stehen und das Treiben der Läufer, die jubelnden Massen und die Freiwilligen in bunten Westen beobachten, scheint Göteborgsvarvet einfach so zu „passieren“. Doch hinter dem Festtreiben steckt eine akribisch koordinierte Maschinerie – eine kleine Kernorganisation von rund fünfzehn Personen und mehr als dreitausend Mitarbeitenden und Freiwilligen, die in der Praxis alles zum Laufen bringen.

„Ohne unser Personal könnten wir die Veranstaltung nicht durchführen – so einfach ist das“, sagt Åsa Håkansson, Projektmanagerin bei Göteborgsvarvet.

Jedes Jahr ist eine ganze Maiwoche mit Läufen, Messen, Staffelläufen, Kinderläufen und Begleitveranstaltungen gefüllt. Während der Göteborgsvarvet-Woche 2025 hatte der Veranstalter über 75.000 Teilnehmende, rund 200.000 Zuschauerinnen und Zuschauer sowie mehr als 3.000 Mitarbeitende und Freiwillige vor Ort. Gleichzeitig fließt der finanzielle Überschuss an lokale Sportvereine in Göteborg zurück – etwas, das Åsa als zentralen Antrieb beschreibt.

„Wir wurden vom Sport für Sportlerinnen und Sportler geschaffen. Alle Überschüsse fließen direkt in die Leichtathletik in Göteborg zurück, und seit 1980 hat die Veranstaltung über 200 Millionen SEK in den Sport eingebracht. Diese Zahlen sind beeindruckend, aber auch etwas, worauf wir extrem stolz sind.“

Inmitten dieser Realität, in der Vereinsgemeinschaft, ehrenamtliches Engagement und eine starke Marke aufeinandertreffen, entstand ein wachsender Bedarf: eine intelligentere Möglichkeit, das Personal zu schulen und einzubinden.

Die Ergebnisse sprechen für sich. In der ersten Runde mit der neuen Schulungsstruktur schlossen 2.858 Personen die Schulung ab – entsprechend einer Abschlussquote von knapp über 90 Prozent.

Eine riesige Operation

Auf dem Papier könnte man meinen, Göteborgsvarvet stehe in direktem Kontakt mit allen 3.000 Mitarbeitenden. In der Praxis sieht es anders aus. Die Organisation arbeitet hauptsächlich über rund 170 Einsätze während der Woche, von denen jeder über eine leitende Fachkraft verfügt, die für ihre eigene Gruppe verantwortlich ist.

„Wir können grundsätzlich sagen, dass wir mit rund 170 Personen in Kontakt stehen – nicht mit allen 3.000“, erklärt Nora Hedin, Personalverantwortliche. „Die leitenden Fachkräfte werden zu unserer Stimme gegenüber den anderen. Das ist eine enorme Stärke, aber auch eine Herausforderung, wenn es darum geht, klare und einheitliche Informationen zu vermitteln.“

Zu den Mitarbeitenden gehören sowohl Personen aus Sportvereinen als auch Privatpersonen, die sich ehrenamtlich engagieren möchten. Die Mitarbeitenden erhalten eine Vergütung, die direkt an ihren Verein geht, während Freiwillige ohne Entgelt teilnehmen. Alle erhalten jedoch während ihrer Schichten Mahlzeiten, Snacks, eine Jacke und eine Weste. In den letzten Jahren ist das Interesse an der Freiwilligenarbeit so stark gewachsen, dass Göteborgsvarvet eine Freiwilligenbörse – eine Art „Talentpool“ – gegründet hat, der bereits rund 200 Personen umfasst.

Die Zielgruppe ist äußerst vielfältig. Manche Vereine nehmen seit 1980 teil, andere sind brandneu. Es gibt Studierende, Berufstätige und Rentnerinnen und Rentner – alle mit sehr unterschiedlichem Erfahrungsstand, sowohl bei Veranstaltungen als auch bei digitalen Tools.

„Wir haben Menschen im Alter von 18 Jahren bis hin zu denen, die so lange mitmachen möchten, wie sie können“, sagt Nora. „Manche kennen unsere Marke in- und auswendig, andere waren noch nie bei der Veranstaltung. Einen Weg zu finden, alle effektiv zu erreichen, ist eine unserer größten Herausforderungen.“

Es stellten sich drei Schlüsselfragen, die Göteborgsvarvet lösen musste: Wie können klare und einheitliche Informationen vermittelt werden, wie kann ein so gemischtes Publikum erreicht werden und wie konnte man trotz des direkten Kontakts nur zu den leitenden Fachkräften dennoch das Erlebnis auf der Strecke beeinflussen.

Von veralteten Lösungen zu einer modernen Lernplattform

Göteborgsvarvet hatte bereits Schulungsplattformen genutzt, die sich jedoch nicht mehr zweckmäßig anfühlten. „Wir hatten in anderen Plattformen gearbeitet, die sich langsam veraltet anfühlten“, erklärt Nora. „Wir wollten etwas Ansprechenderes, Moderneres – vor allem etwas, das für unsere gesamte Zielgruppe einfach zu bedienen ist.“

Sie wählten Learnifier. Nora begann damit, die bisherigen Schulungen zu bewerten: Welche Teile wurden geschätzt? Was fehlte den Mitarbeitenden? Welche Elemente waren unklar? Jedes Jahr führt Göteborgsvarvet eine große Umfrage durch, bei der die Mitarbeitenden Fragen beantworten und Kommentare hinterlassen können.

„Wir haben uns sehr darauf konzentriert, das gesamte Feedback zu lesen“, sagt sie. „Viele Mitarbeitende schrieben Dinge wie ‘das hat mir vor meinem Einsatz gefehlt’, und das ist perfektes Feedback für uns.“

Gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen und mit Unterstützung des Learnifier-Teams erstellte sie eine neue Struktur. Anstatt einer langen Schulung wurde der Inhalt in drei kürzere Module aufgeteilt – alle mit derselben Struktur für ein vertrautes Gefühl. „Das machte es den Mitarbeitenden leichter, die Informationen aufzunehmen“, sagt Nora.

Drei Schulungen – drei Perspektiven auf dieselbe Mission

Die erste Schulung konzentriert sich auf Göteborgsvarvet als Organisation und Marke. Hier erhalten die Mitarbeitenden Hintergrundinformationen, Werte und einen Überblick darüber, wie die Veranstaltung aufgebaut ist, sowie Einführungen in Bereiche wie Sicherheit, medizinische Versorgung und Nachhaltigkeit. „Das sind Themen, bei denen viele unsicher sind“, sagt Nora. „Es ist wichtig, sie zu entmystifizieren und zu zeigen, wie wir arbeiten.“

Die zweite Schulung, „Sie als Mitarbeitende/r“, fasst alle praktischen Informationen zusammen, nach denen Mitarbeitende üblicherweise fragen: Wie komme ich zum Gelände, wo hole ich Mahlzeiten ab, was antworte ich auf häufig gestellte Fragen und wen kontaktiere ich bei Bedarf.

Die dritte Schulung dreht sich um Gastfreundschaft – den Umgang mit Menschen, den Kommunikationston, schwierige Situationen und wie Mitarbeitende Göteborgsvarvet vor Ort repräsentieren.
„Unser Personal sind unsere wichtigsten Botschafterinnen und Botschafter“, sagt Åsa. „Ihre Interaktionen bestimmen oft, wie das Rennen erlebt wird.“

Video, das Engagement erzeugt

Um die Schulungen ansprechend zu gestalten, mischte Nora Texte, Bilder, Szenarien und kurze Videos. Und die Videos – mit einem Mobiltelefon gedreht – wurden schnell populär.
„Ich dachte immer, Video müsse eine große Produktion sein“, sagt sie. „Aber ein einfacher Mobilfilm mit dem richtigen Ton kam sehr gut an.“

Die Mitarbeitenden fanden, dass die Videos die Informationen lebendiger machten und ihnen halfen, das Projektteam besser „kennenzulernen“. Viele hoben den persönlichen Ton als etwas hervor, das die Schulung zugänglicher machte.

Am Ende der Schulungen fügte Nora ein Zertifikat und einen Rabattcode von einem Partner hinzu – etwas, das sich als Motivationsschub zur Fertigstellung der Schulung herausstellte.

2.858 abgeschlossene Schulungen und ein spürbarer Erfahrungsgewinn

Die Ergebnisse sprechen für sich. In der ersten Runde mit der neuen Schulungsstruktur schlossen 2.858 Personen die Schulung ab – entsprechend einer Abschlussquote von knapp über 90 Prozent, basierend auf der geschätzten Anzahl der Mitarbeitenden, die die Links erhalten hatten. Göteborgsvarvet ist sehr zufrieden damit.
„Früher sahen wir viele Personen, die die Schulung öffneten, sie aber nicht abschlossen“, sagt Nora. „Jetzt gehen deutlich mehr bis zum Ende durch. Das ist unglaublich befriedigend.“

Auch das Teilnehmererlebnis in Bezug auf Gastfreundschaft hat sich verbessert. Auswertungen nach dem Rennen zeigten, dass die Zufriedenheit in Bezug auf Mitarbeiterinteraktionen bei fast 70 Prozent lag – ein deutlicher Anstieg gegenüber den Vorjahren. „Wenn die Menschen wissen, was von ihnen erwartet wird, sich vorbereitet und sicher fühlen, merkt man das auf der Strecke“, sagt sie.

Das Kommentarfeld – die Brücke zwischen dem Büro und 3.000 Mitarbeitenden

Das Kommentarfeld in Learnifier wurde zu einem der wertvollsten Teile des Aufbaus. Hier konnten Mitarbeitende direkt Feedback geben, Fragen stellen und Erfahrungen teilen. „Wir erhalten direkten Kontakt zu Menschen, die wir sonst nie treffen würden“, sagt Nora. „Und ich antworte auf alles. Das schafft einen Dialog, der die Schulung Jahr für Jahr verbessert.“

Das Feedback hat zu konkreten Verbesserungen geführt. Eine Mitarbeiterin bat um Untertitel bei den Videos – etwas, das Göteborgsvarvet nun im nächsten Jahr umzusetzen plant. „Kleine Dinge wie das machen die Schulung zugänglicher. Und wir hätten es ohne das Kommentarfeld vielleicht übersehen.“

Kleine Schritte – Großer Unterschied

Rückblickend sieht Nora, dass der Erfolg Schritt für Schritt aufgebaut wurde. „Kleine Verbesserungen machen einen riesigen Unterschied“, sagt sie. „Und das Wichtigste ist, den Mut zu haben anzufangen – die Schulung entwickelt sich von dort aus kontinuierlich weiter.“

Åsa stimmt zu: „Das hat uns ein ganz neues Engagement-Niveau gegeben. Wir haben ein Modell gefunden, das für uns funktioniert – aber wir stehen erst am Anfang.“