Så lyckas Göteborgsvarvet utbilda över 3 000 funktionärer

När man står vid Vasagatan en solig majdag och ser ett myller av löpare, hejande publik och volontärer i färgglada västar är det lätt att tro att Göteborgsvarvet bara “händer”. Men bakom folkfesten finns ett minutiöst maskineri – en liten kärnorganisation på runt femton personer och över tre tusen funktionärer och volontärer som får allt att fungera i praktiken.

– Utan våra funktionärer går det inte att göra evenemanget, så enkelt är det, säger Åsa Håkansson, som arbetar som projektledare på Göteborgsvarvet.

Varje år fylls en hel vecka i maj av lopp, mässa, stafetter, barnlopp och kringaktiviteter. Under varvetveckan 2025 hade arrangören över 75 000 deltagare, omkring 200 000 i publiken och mer än 3 000 funktionärer och volontärer på plats. Samtidigt går det ekonomiska överskottet tillbaka till föreningsidrotten i Göteborg, något Åsa beskriver som en central drivkraft.

– Vi är skapade av idrotten för idrottare. Allt överskott går rakt tillbaka till friidrotten i Göteborg, och sedan starten 1980 har varvet gett över 200 miljoner kronor till idrotten. Det är hisnande siffror, men också något vi är väldigt stolta över.

Mitt i den här verkligheten, där föreningsliv, ideellt engagemang och ett starkt varumärke möts, uppstod ett allt mer tydligt behov: ett smartare sätt att utbilda och engagera funktionärerna.

Resultaten talar sitt tydliga språk. I den första omgången med den nya utbildningsstrukturen slutförde 2 858 personer utbildningen – vilket motsvarar en genomförandegrad på strax över 90 procent.

En jättestor apparat 

På pappret skulle man kunna tro att Göteborgsvarvet har direktkontakt med alla 3 000 funktionärer. I praktiken ser det annorlunda ut. Organisationen arbetar framför allt genom cirka 170 uppdrag under veckan, där varje uppdrag har en huvudfunktionär som ansvarar för sitt gäng.

– Vi kan säga att vi har kontakt med ungefär 170 personer – inte alla 3 000,” förklarar Nora Hedin, funktionärsansvarig. Huvudfunktionärerna blir vår röst ut mot resten. Det är en jättestor styrka, men också en utmaning när det gäller att få ut tydlig, enhetlig information.

Funktionärerna består dels av personer knutna till föreningar, dels av privatpersoner som vill engagera sig ideellt. Funktionärer får ersättning som går direkt till föreningen, medan volontärer ställer upp utan arvode. Alla får dock mat, fika, jacka och väst under sina pass. På senare år har intresset för ideellt engagemang ökat så mycket att Göteborgsvarvet startat en volontärbank – ett slags “talangpool” för volontärer – som redan omfattar runt 200 personer.

Samtidigt är målgruppen extremt blandad. Här finns föreningar som varit med sedan 1980, nya föreningar som gör sitt första år, studenter, yrkesverksamma och pensionärer – alla med helt olika vana av både evenemang och digitala verktyg.

– Vi har folk från 18 till så länge de orkar vara med, säger Nora. En del kan vårt varumärke utan och innan, andra har aldrig satt sin fot på varvet tidigare. Att hitta ett sätt att nå alla på ett bra sätt, det är en av våra största utmaningar.

Utifrån det utkristalliserades tre frågor som Göteborgsvarvet behövde lösa: hur de skulle förmedla tydlig och enhetlig information, hur de skulle nå en så blandad målgrupp – och hur de, trots att de bara har direktkontakt med huvudfunktionärerna, ändå kunde påverka upplevelsen ute på banan.

Från daterade lösningar till modern lärplattform

Göteborgsvarvet hade jobbat med utbildningsplattformar tidigare, men känslan var att de gamla systemen inte längre höll måttet. – Vi hade jobbat i andra plattformar som började kännas lite utdaterade, berättar Nora. Vi ville hitta något roligare, modernare – framför allt något som var enkelt att använda för hela vår målgrupp.

Valet föll på Learnifier. Nora började med att utvärdera de tidigare utbildningarna: vilka delar var uppskattade, vad saknade funktionärerna, vilka moment var otydliga? Varje år genomför Göteborgsvarvet en stor utvärdering där funktionärerna får svara på frågor och lämna kommentarer. – Vi la mycket fokus på att läsa igenom all feedback, säger hon. Många funktionärer skrev ‘det här saknade jag inför mitt uppdrag’, och det är ju perfekt input för oss.

Tillsammans med kollegor och med stöttning från Learnifier-teamet satte hon upp en ny struktur. I stället för en lång utbildning delades innehållet upp i tre kortare – alla med samma grundstruktur för att skapa igenkänning. – Det gjorde det lättare för funktionärerna att ta till sig informationen, säger Nora.

Tre utbildningar – tre perspektiv på samma uppdrag

Den första utbildningen fokuserar på Göteborgsvarvet som organisation och varumärke. Här får funktionärerna bakgrund, värderingar och en översikt över hur evenemanget är uppbyggt, men också en introduktion till områden som säkerhet, sjukvård och hållbarhet. – Det är ämnen som många känner sig osäkra kring, säger Nora. Då är det viktigt att vi avdramatiserar och visar hur vi jobbar.

Den andra utbildningen heter “Du som funktionär” och samlar allt det praktiska som funktionärer brukar undra över: hur man tar sig till området, var man hämtar sin mat, vad man svarar på vanliga frågor och hur man kontaktar rätt personer vid behov.

Den tredje utbildningen handlar om värdskap;  bemötande, ton, svåra situationer och hur funktionärerna representerar Göteborgsvarvet ute på plats. – Funktionärerna är våra viktigaste ambassadörer, säger Åsa. Deras bemötande är ofta det som avgör hur loppet upplevs.

Video som skapar engagemang 

För att göra utbildningarna engagerande blandade Nora text, bild, scenarier och korta videor. Och videorna – inspelade med mobilkamera – blev snabbt uppskattade.  – Jag trodde länge att video behövde vara en stor produktion, säger hon. Men en enkel mobilfilm med rätt ton räckte långt.

Funktionärerna upplevde att filmerna gjorde informationen mer levande och hjälpte dem att “lära känna” projektteamet bättre. Många lyfte fram just det personliga tilltalet som något som gjorde utbildningen mer lättillgänglig.

I slutet av utbildningarna las också ett diplom och en rabattkod från en partner, något som visade sig höja motivationen att slutföra.

2 858 genomförda utbildningar och ett märkbart lyft i upplevelse

Resultaten talar sitt tydliga språk. I den första omgången med den nya utbildningsstrukturen slutförde 2 858 personer utbildningen – vilket motsvarar en genomförandegrad på strax över 90 procent utifrån det beräknade antal funktionärer som fått länkarna. Det är en siffra Göteborgsvarvet är mycket nöjda med.

– Tidigare har vi sett att många öppnat utbildningen men inte gjort klart den, säger Nora. Nu ser vi att betydligt fler går hela vägen. Det är otroligt roligt.

Även deltagarnas upplevelse av värdskapet har förbättrats. Efter loppen visade utvärderingar att nöjdheten kopplad till funktionärernas bemötande låg på nästan 70 procent, en tydlig ökning från tidigare år. – När människor vet vad som förväntas, känner sig förberedda och trygga, då märks det ute på banan, säger hon.

Kommentarsfältet – bron mellan kontoret och 3 000 funktionärer

Kommentarsfältet i Learnifier blev en av de mest värdefulla delarna. Här kunde funktionärerna direkt ge feedback, ställa frågor och dela upplevelser. – Vi får direktkontakt med funktionärer vi annars aldrig skulle träffa, säger Nora. Och jag svarar på allt. Det skapar en dialog som gör utbildningen bättre år för år.

Feedbacken har gett konkret nytta. En funktionär efterfrågade textning på videorna, något Göteborgsvarvet nu planerar att lägga till kommande år. – Sådana små saker gör utbildningen mer tillgänglig. Och det hade vi kanske missat utan kommentarsfältet.

Små steg – stor skillnad

När Nora blickar tillbaka är det tydligt att framgången byggts steg för steg. – Små förbättringar gör väldigt stor skillnad, säger hon. Och det viktigaste är att våga börja – sedan utvecklas utbildningen hela tiden.

Åsa håller med: – Det här har gett oss en helt ny nivå av engagemang. Vi har hittat en modell som fungerar för oss – men vi har bara börjat.