Hvordan Göteborgsvarvet lykkes med å trene over 3000 ansatte

Når du står på Vasagatan en solrik mai-dag og ser på en virvel av løpere, jublende folkemengder og frivillige i fargerike vester, er det lett å tro at Göteborgsvarvet bare «skjer». Men bak festlighetene ligger en omhyggelig koordinert maskin - en liten kjerneorganisasjon på rundt femten personer og mer enn tre tusen ansatte og frivillige som får alt til å fungere i praksis.

– Uten våre medarbeidere kunne vi ikke kjøre arrangementet – så enkelt er det, sier Åsa Håkansson, prosjektleder i Göteborgsvarvet.

Hvert år er en hel uke i mai fylt med løp, utstillinger, stafetter, barneløp og omkringliggende aktiviteter. Under Göteborgsvarvet-uken 2025 hadde arrangøren over 75 000 deltakere, rundt 200 000 tilskuere, og mer enn 3 000 ansatte og frivillige på stedet. Samtidig går det økonomiske overskuddet tilbake til lokale idrettslag i Göteborg, noe Åsa beskriver som en sentral drivkraft.

«Vi ble skapt av sport, for idrettsutøvere. Alt overskudd går rett tilbake til friidrett i Göteborg, og siden 1980 har arrangementet bidratt med over 200 millioner kroner til idretten. Disse tallene er svimlende, men også noe vi er ekstremt stolte av.»

Midt i denne virkeligheten - der samfunnsklubber, frivillig engasjement, og et sterkt merke møtes - dukket det opp et økende behov: en smartere måte å trene og engasjere personalet på.

Resultatene taler for seg selv. I første runde med den nye opplæringsstrukturen fullførte 2 858 personer opplæringen – tilsvarende en gjennomføringsgrad på drøyt 90 prosent.

En stor operasjon

På papiret kan man tro at Göteborgsvarvet har direkte kontakt med alle 3000 ansatte. I praksis ser det annerledes ut. Organisasjonen jobber hovedsakelig gjennom rundt 170 oppdrag i løpet av uken, hver med en ledende medarbeider ansvarlig for sin egen gruppe.

– Vi kan i utgangspunktet si at vi er i kontakt med rundt 170 personer – ikke alle 3000, forklarer Nora Hedin, stabssjef. «Ledende ansatte blir vår stemme for resten. Det er en enorm styrke, men også en utfordring når det gjelder å levere tydelig og konsistent informasjon.

Ansatte inkluderer både personer med tilknytning til idrettslag og privatpersoner som ønsker å melde seg frivillig. Ansatte får kompensasjon som går direkte til klubben deres, mens frivillige deltar uten lønn. Alle, derimot, mottar måltider, snacks, en jakke og en vest i løpet av skiftene. De siste årene har interessen for frivillighet vokst så mye at Göteborgsvarvet har lansert en frivillig bank – en slags «talentpool» – som allerede omfatter rundt 200 personer.

Målgruppen er svært mangfoldig. Noen klubber har deltatt siden 1980, andre er helt nye. Det er studenter, arbeidende fagfolk, og pensjonister – alle med veldig forskjellige nivåer av erfaring, både med arrangementer og digitale verktøy.

«Vi har folk fra 18 år til så lenge de vil være involvert,» sier Nora. «Noen kjenner merkevaren vår på innsiden og ut, andre har aldri satt foten på arrangementet. Å finne en måte å nå alle effektivt på er en av våre største utfordringer.

Tre sentrale spørsmål dukket opp som Göteborgsvarvet trengte å løse: Hvordan levere tydelig og konsistent informasjon, hvordan man når et så blandet publikum – og hvordan de, til tross for at de bare hadde direkte kontakt med de ledende medarbeiderne, fortsatt kunne påvirke opplevelsen ute på kurset.

Fra utdaterte løsninger til en moderne læringsplattform

Göteborgsvarvet hadde brukt treningsplattformer før, men de følte seg ikke lenger egnet for formålet. «Vi hadde jobbet på andre plattformer som begynte å føles utdaterte,» forklarer Nora. «Vi ønsket noe mer engasjerende, mer moderne – fremfor alt noe enkelt å bruke for hele målgruppen vår.»

De valgte Learnifier. Nora startet med å evaluere de tidligere treningene: Hvilke deler ble verdsatt? Hva manglet ansatte? Hvilke elementer var uklare? Hvert år gjennomfører Göteborgsvarvet en stor undersøkelse der ansatte kan svare på spørsmål og legge igjen kommentarer. «Vi fokuserte sterkt på å lese alle tilbakemeldingene,» sier hun. «Mange ansatte skrev ting som 'dette var det jeg manglet før oppdraget', og det er perfekte innspill for oss.»

Sammen med kolleger og støtte fra Learnifier-teamet satte hun opp en ny struktur. I stedet for en lang trening ble innholdet delt inn i tre kortere moduler – alle delte samme struktur for å skape kjennskap. «Det gjorde det lettere for ansatte å absorbere informasjonen,» sier Nora.

Tre treninger - tre perspektiver på samme oppdrag

Den første opplæringen fokuserer på Göteborgsvarvet som organisasjon og merkevare. Her får ansatte bakgrunn, verdier, og en oversikt over hvordan arrangementet er bygget, samt introduksjoner til områder som sikkerhet, medisinske tjenester, og bærekraft. «Dette er temaer mange føler seg usikre på,» sier Nora. «Det er viktig å avmystifisere dem og vise hvordan vi jobber.»

Den andre opplæringen, «Du som medarbeider», samler all praktisk informasjon personalet vanligvis lurer på: hvordan du kommer til området, hvor du kan hente måltider, hva du skal svare på vanlige spørsmål, og hvem du skal kontakte om nødvendig.

Den tredje opplæringen handler om gjestfrihet – hvordan man møter mennesker, kommunikasjonstone, vanskelige situasjoner, og hvordan ansatte representerer Göteborgsvarvet på stedet. – Våre ansatte er våre viktigste ambassadører, sier Åsa. «Interaksjonene deres avgjør ofte hvordan løpet oppleves.»

Video som driver engasjement

For å gjøre treningene engasjerende blandet Nora tekst, bilder, scenarier og korte videoer. Og videoene – filmet med en mobiltelefon - ble raskt populære.
«Jeg pleide å tro at video måtte være en stor produksjon,» sier hun. «Men et enkelt mobilklipp med riktig tone gikk langt.»

Ansatte følte at videoene gjorde informasjonen mer levende og hjalp dem med å «bli bedre kjent» med prosjektteamet. Mange fremhevet den personlige tonen som noe som gjorde treningen mer tilgjengelig.

På slutten av treningene la Nora til et sertifikat og en rabattkode fra en partner – noe som viste seg å øke motivasjonen for å fullføre opplæringen.

2858 fullførte treninger og et merkbart løft i erfaring

Resultatene taler for seg selv. I første runde med den nye opplæringsstrukturen fullførte 2 858 personer opplæringen – tilsvarende en gjennomføringsgrad på drøyt 90 prosent basert på estimert antall ansatte som fikk lenkene. Göteborgsvarvet er veldig fornøyd med dette.
«Tidligere så vi mange som åpnet treningen, men ikke fullførte den,» sier Nora. «Nå går mange flere hele veien gjennom. Det er utrolig givende.»

Deltakernes opplevelse av gjestfrihet har også blitt bedre. Evalueringer etter løpet viste at tilfredsheten knyttet til personalinteraksjoner var nesten 70 prosent – en klar økning fra tidligere år. «Når folk vet hva som forventes, føler seg forberedt og føler seg trygge, viser det seg på kurset,» sier hun.

Kommentarfeltet – Broen mellom kontoret og 3000 ansatte

Kommentarfeltet i Learnifier ble en av de mest verdifulle delene av oppsettet. Her kunne personalet gi tilbakemelding, stille spørsmål og dele erfaringer direkte. «Vi får direkte kontakt med mennesker vi aldri ville møtt ellers,» sier Nora. «Og jeg svarer på alt. Det skaper en dialog som forbedrer treningen år for år.»

Tilbakemeldingene har ført til konkrete forbedringer. En medarbeider ba om undertekster på videoene – noe Göteborgsvarvet nå planlegger å implementere neste år. «Små ting som det gjør treningen mer tilgjengelig. Og vi kan ha gått glipp av det uten kommentarfeltet.»

Små skritt - stor forskjell

Når hun ser tilbake, ser Nora at suksessen ble bygget trinn for trinn. «Små forbedringer gjør en stor forskjell,» sier hun. «Og det viktigste er å tørre å starte – treningen utvikler seg kontinuerlig derfra.»

Åsa er enig: Dette har gitt oss et helt nytt nivå av engasjement. Vi har funnet en modell som fungerer for oss - men vi er bare i gang.