Was ist Onboarding und warum ist es wichtig? – Ein Leitfaden zum Employee Onboarding und Preboarding

Der Einstieg in einen neuen Job sollte sich aufregend anfühlen – nicht überwältigend. Doch für viele Mitarbeitende sind die ersten Wochen gefüllt mit Unsicherheit, unbeantworteten Fragen und unnötigen Reibungspunkten. Genau hier macht Onboarding den Unterschied.

Employee Onboarding ist weit mehr als ein Willkommensgespräch oder eine Checkliste von Aufgaben. Es ist das Fundament der Employee Journey – und bestimmt, wie schnell neue Mitarbeitende produktiv werden, wie verbunden sie sich mit der Organisation fühlen und letztendlich, ob sie bleiben.

In diesem Leitfaden untersuchen wir, was Onboarding wirklich ist, warum es sowohl für Menschen als auch für Leistung entscheidend ist und wie moderne Organisationen digitales Onboarding und Preboarding nutzen, um einen starken Start zu ermöglichen. Dabei teilen wir aktuelle Forschungsergebnisse, echte Kundenbeispiele und praktische Erkenntnisse darüber, wie Plattformen wie Learnifier Organisationen helfen, Onboarding zu skalieren, ohne die menschliche Berührung zu verlieren.

Wenn Sie schnelle Antworten suchen, können Sie auch direkt zu unserem FAQ-Abschnitt am Ende dieses Leitfadens springen.

Was ist Employee Onboarding?

Employee Onboarding ist der strukturierte Prozess der Begrüßung, Schulung und Integration neuer Mitarbeitender in eine Organisation. Er hilft Mitarbeitenden, ihre Rolle, Tools, Erwartungen und Unternehmenskultur zu verstehen – damit sie so schnell wie möglich selbstbewusst einen Beitrag leisten können.

Im Kern geht es beim Onboarding darum, einen neuen Mitarbeitenden in ein vollständig engagiertes Teammitglied zu verwandeln. Das bedeutet, praktische Elemente wie Zugang, Richtlinien und rollenspezifische Schulungen mit menschlichen Elementen wie Zugehörigkeit, Sinnhaftigkeit und Verbindung zu kombinieren.

Und wichtig: Onboarding beginnt nicht am ersten Arbeitstag. Es beginnt in dem Moment, in dem ein Kandidat seinen Vertrag unterzeichnet.

Onboarding vs. Preboarding – was ist der Unterschied?

Onboarding und Preboarding werden oft zusammen erwähnt – und das aus gutem Grund. Sie sind zwei Seiten derselben Medaille, passieren jedoch zu unterschiedlichen Zeitpunkten in der Employee Journey.

Was ist Preboarding?

Preboarding bezieht sich ausschließlich auf die Phase zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag. Es ist eine frühe Erweiterung des Onboardings, die neue Mitarbeitende vorbereitet, beruhigt und einbezieht, bevor sie offiziell beginnen.

Diese Phase wird oft unterschätzt. In Wirklichkeit ist sie eine der größten Möglichkeiten, die Organisationen haben, Vertrauen und Dynamik aufzubauen.

Aktuelle Employee-Experience-Forschung zeigt, dass rund 86 % der Mitarbeitenden innerhalb der ersten sechs Monate entscheiden, ob sie langfristig eine Zukunft im Unternehmen sehen, und fast einer von drei erwägt zu gehen, wenn Erwartungen und Unterstützung unklar sind (AIHR, 2025). Dieser Entscheidungsprozess beginnt oft lange vor dem ersten Tag.

Warum Preboarding wichtig ist

Die Zeit zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem Arbeitsbeginn kann leicht zu einem Vakuum werden. Wenn die Kommunikation verstummt, schleichen sich Zweifel ein. Neue Mitarbeitende könnten ihre Entscheidung in Frage stellen oder sogar ein anderes Angebot annehmen.

Preboarding füllt diese Lücke. Durch frühzeitiges Teilen von Informationen, die Vorstellung des Teams und das Setzen klarer Erwartungen reduzieren Organisationen das Risiko und schaffen ein Gefühl der Gewissheit und Vorfreude, bevor der erste Arbeitstag überhaupt beginnt. Da Preboarding in einem Moment stattfindet, in dem Erwartungen, Motivation und Aufmerksamkeit auf ihrem Höhepunkt sind, können selbst relativ kleine Bemühungen eine erhebliche Wirkung haben. Es gibt einfach kein besseres Icebreaker-Moment.

Fünf Vorteile von Preboarding

In der Praxis sehen Organisationen, die in Preboarding investieren, typischerweise fünf klare Vorteile:

1. Die Energie nutzen, die bei der Vertragsunterzeichnung entsteht
2. Verwaltung und Papierkram aus dem Weg räumen
3. Der Organisation ermöglichen, den neuen Mitarbeitenden früher kennenzulernen
4. Dem neuen Mitarbeitenden helfen, das Team und die Kultur kennenzulernen
5. Den Weg für schnellere Ergebnisse und langfristiges Engagement ebnen

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Möchten Mitarbeitende wirklich vor dem ersten Tag beginnen?

Eine häufige und berechtigte Sorge beim Preboarding ist, ob es Mitarbeitende unter Druck setzt, „umsonst zu arbeiten“, bevor ihr Arbeitsverhältnis offiziell beginnt.

Die Forschung deutet auf das Gegenteil hin.

Einer der häufigsten Gründe, warum neue Mitarbeitende während der Probezeit kündigen, sind unklare Erwartungen und unzureichende Lernunterstützung. Laut Gallup-Arbeitsplatzforschung verstehen nur etwa 50 % der neuen Mitarbeitenden vollständig, was von ihnen erwartet wird. Wenn Manager jedoch Orientierung, Klarheit und regelmäßige Check-ins bereitstellen, steigt das Engagement erheblich. Unter Millennials – jetzt die größte Gruppe in der Belegschaft – berichten 72 % von höherem Engagement, wenn sie sinnvolle Unterstützung von ihren Managern erhalten (Gallup Workplace Reports, 2024–2025).

Preboarding bedeutet nicht, frühzeitig zu arbeiten. Es geht darum, Unsicherheit zu beseitigen, Verwaltung zu erledigen und Menschen einen selbstsicheren, ruhigen Start zu ermöglichen.

Möchten Sie mehr über Preboarding erfahren? Lesen Sie unseren ausführlichen Artikel über Preboarding, einschließlich praktischer Checklisten und wichtiger Vorteile.

Warum Employee Onboarding so wichtig ist

Ein neuer Job sollte sich alles andere als schwer anfühlen. Wenn Onboarding richtig gemacht wird, wird es zum ersten Kapitel einer großartigen Employee Journey – einem, das sowohl dem Einzelnen als auch der Organisation nutzt.

Dennoch ist Onboarding trotz seiner Bedeutung nach wie vor weit unterentwickelt. Laut Gallup haben nur etwa 12 % der Mitarbeitenden das Gefühl, dass ihr Arbeitgeber wirklich gut mit Onboarding umgeht. Diese Lücke stellt eine massive, oft übersehene Möglichkeit dar (Gallup Analytics).

Mitarbeiterbindung und langfristiges Engagement

Starkes Onboarding hat eine messbare und nachhaltige Auswirkung auf die Mitarbeiterbindung. Aktuelle globale Analysen zeigen, dass Mitarbeitende, die ein strukturiertes Onboarding durchlaufen, bis zu 82 % eher bleiben, und diejenigen, die sich vom ersten Tag an unterstützt fühlen, sind 69 % eher geneigt, mindestens drei Jahre im Unternehmen zu bleiben (BuildEmpire, 2025; StrongDM – Employee Onboarding Statistics, 2025).

Brandon Hall Group berichtet ferner, dass ein gut gestalteter Onboarding-Prozess die Mitarbeiterbindung um bis zu 82 % steigern kann, was zeigt, wie entscheidend diese ersten Wochen wirklich sind.

In einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt, in dem Spitzenkräfte viele Möglichkeiten haben, entscheidet diese frühe Erfahrung oft darüber, ob jemand eine Zukunft im Unternehmen aufbaut – oder anderswo sucht.

Engagement und Produktivität

Onboarding beeinflusst nicht nur, ob Menschen bleiben – es wirkt sich direkt darauf aus, wie gut sie performen. Wenn Mitarbeitende frühzeitig ihre Rolle, Tools und Prioritäten verstehen, erreichen sie schneller Produktivität und fühlen sich sicherer, einen Beitrag zu leisten.

Forschungen der Brandon Hall Group zeigen, dass effektives Onboarding die Produktivität um mehr als 70 % steigern kann, was es zu einem klaren Treiber der Geschäftsleistung macht.

Das ist ein Grund, warum Organisationen Onboarding zunehmend als strategische Investition statt als Verwaltungsformalität betrachten. Es stärkt die Zusammenarbeit, klärt Erwartungen und schafft von Anfang an Abstimmung in Teams.

Die Kosten wenn es schiefgeht

Rekrutierung ist teuer. In US-amerikanischen Branchen belaufen sich die durchschnittlichen Kosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeitenden auf rund 4.000 US-Dollar, ohne Berücksichtigung von Produktivitätsverlusten und Wissenslücken, die durch Fluktuation entstehen (Folks HR – Employee Onboarding Cost Analysis, 2024–2025).

Da jüngere Mitarbeitende Jobs häufiger wechseln als je zuvor, wird schwaches oder inkonsistentes Onboarding schnell zu einem kostspieligen Muster statt einem einmaligen Problem.

Doch der Einfluss beschränkt sich nicht nur auf neue Mitarbeitende. Schlechtes Onboarding beansprucht auch interne Ressourcen. HR-Teams, Manager und Kolleginnen und Kollegen verbringen viel Zeit damit, Einführungen zu wiederholen, dieselben Fragen zu beantworten und Probleme in letzter Minute zu bewältigen, die mit einem klaren, strukturierten Prozess hätten verhindert werden können. Diese Zeit geht auf Kosten von Fokus, Produktivität und Beziehungsaufbau.

In diesem Kontext ist Onboarding nicht nur gute HR-Praxis. Es ist kluges Führungsdenken und solide Geschäftsstrategie.

Noch nicht überzeugt? Hier sind 20 Gründe, in Onboarding zu investieren.

Wie sieht erfolgreiches Onboarding aus?

Es gibt keinen universellen Bauplan für das „perfekte“ Onboarding-Programm. Jede Organisation ist anders, und Onboarding sollte ihre Kultur, Vision und Arbeitsweise widerspiegeln.

Was erfolgreiches Onboarding gemeinsam hat, ist Balance. Es kombiniert Struktur mit Flexibilität, Klarheit mit menschlicher Verbindung und Konsistenz mit rollenspezifischer Relevanz. Es führt neue Mitarbeitende nicht nur in Aufgaben ein, sondern auch in die Art und Weise, wie Dinge erledigt werden – und warum.

Hier machen auch die richtigen Tools einen echten Unterschied. Mit einer digitalen Lernplattform wie Learnifier können Organisationen Onboarding-Journeys für verschiedene Rollen individuell gestalten, wiederkehrende Aufgaben automatisieren und sicherstellen, dass jeder neue Mitarbeitende einen konsistenten, hochwertigen Start erhält – ohne HR oder Manager zu überlasten.

Physisches, digitales oder Blended Onboarding?

Digitale Transformation ist für langfristige Wettbewerbsfähigkeit unabdingbar. Halblösungen reichen nicht mehr aus – und Onboarding ist keine Ausnahme. Aber Onboarding durch digitale Tools effizienter zu machen bedeutet nicht, das menschliche Element zu entfernen.

Die Herausforderung besteht nicht darin, zwischen physischem oder digitalem Onboarding zu wählen – sondern zu verstehen, wie sie am besten zusammenarbeiten.

Warum Onboarding nicht nur digital sein sollte

Persönliche Meetings, informelle Gespräche und physische Präsenz spielen eine wichtige Rolle beim Aufbau von Vertrauen und Zugehörigkeit. Menschliche Verbindung kann und sollte nicht ersetzt werden.

Warum digitales Onboarding keine Option mehr ist

Gleichzeitig macht es das alleinige Verlassen auf manuelles, persönliches Onboarding schwierig, es zu skalieren, zu standardisieren und anzupassen. Digitales Onboarding stellt sicher, dass Informationen die richtige Person zur richtigen Zeit erreichen, reduziert Fehler und schafft Zeit für bedeutungsvolle Interaktion.

Blended Onboarding: das Beste beider Welten

Die erfolgreichsten Organisationen nutzen einen gemischten Ansatz – die Kombination physischer Interaktion mit digitaler Struktur. Im Lernbereich wird dies oft als Blended Learning bezeichnet.

Mit Plattformen wie Learnifier können Unternehmen die Verwaltung automatisieren, Schulungsinhalte hosten, Kommunikation ermöglichen und den Fortschritt verfolgen – und dabei dennoch Raum für persönliche Treffen, Mentoring und kulturprägende Momente lassen.

Automatisierung im Onboarding – der Raketentreibstoff

Automatisierung gibt dem Onboarding Schwung. Indem manuelle Übergaben und wiederkehrende Aufgaben reduziert werden, schafft sie Klarheit für neue Mitarbeitende und Spielraum für HR und Manager.

Automatisierte Onboarding-Workflows können Begrüßungsnachrichten, Erinnerungen, Meeting-Buchungen, Feedback-Sammlung und Nachverfolgungen übernehmen – damit nichts durchs Raster fällt.

Das Ergebnis ist ein persönlicheres, konsistenteres und skalierbareres Erlebnis.

Automatisierung führt zu:

• Weniger Verwaltungsaufwand
• Weniger Arbeitsbelastung
• Schnellerer Kommunikation
• Schnellerem Abschluss
• Schnelleren Ergebnissen

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Ergebnisse von digitalem und automatisiertem Onboarding

Eine großartige Onboarding-Erfahrung zu schaffen erfordert mehr als gute Absichten. Es braucht Struktur, Konsistenz und die richtigen Tools. Indem Inhalte, Kommunikation und Interaktion an einem Ort zusammengeführt werden, macht digitales Onboarding die Reise für neue Mitarbeitende und interne Teams reibungsloser.

Die Auswirkungen sind spürbar. Mitarbeitende erreichen schneller Produktivität, jeder neue Mitarbeitende erhält konsistente Informationen, und das Engagement steigt. Gleichzeitig wird Onboarding einfacher zu skalieren – ob für wachsende Teams, mehrere Standorte oder Remote-Mitarbeitende – während Manager einen besseren Überblick über den Fortschritt und den Bedarf an zusätzlicher Unterstützung erhalten. Plattformen wie Learnifier unterstützen dies, indem sie Automatisierung, Lerninhalte, Kommunikation und Nachverfolgung in einer einzigen Umgebung kombinieren und Organisationen helfen, Zeit zu sparen, ohne Qualität oder Engagement zu beeinträchtigen.

„Zuvor erforderte das Onboarding neuer Freiwilliger bei Von Einem zum Anderen etwa 10 Stunden Einzelschulung. Jetzt haben wir den Prozess auf nur 3 Stunden optimiert – eine Verbesserung von 70 % – und der Freiwillige ist sofort bereit, einen Beitrag zu leisten.“
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– Kristina Hagström Illievska, Von Einem zum Anderen

Möchten Sie mehr erfahren? Erkunden Sie unseren Leitfaden zu digitalem Onboarding.

Onboarding-Zeitplan: Was passiert wann?

Onboarding ist eine Reise, die sich über die Zeit entfaltet, kein einzelnes Ereignis. Verschiedene Phasen dienen verschiedenen Zwecken – von Vorbereitung und Klarheit bis hin zu Leistung und langfristigem Engagement. Bei Learnifier hilft Ihnen ein dedizierter Customer Success Manager dabei, Ihr Onboarding-Programm zu strukturieren, um Zeit zu sparen und häufige Fehler zu vermeiden.

Preboarding (vor dem ersten Tag)

Zeitpunkt: Von der Vertragsunterzeichnung bis zum Starttermin
Fokus: Vorbereitung, Beruhigung, frühes Engagement
Papierkram, Zugang zu Tools, wesentliche Informationen und frühe Vorstellungen helfen dabei, Unsicherheit durch Selbstvertrauen zu ersetzen, bevor Tag eins beginnt.

Orientierung (die ersten Tage)

Zeitpunkt: Erster Tag bis zur ersten Woche
Fokus: Kontext, Klarheit, Zugehörigkeit
Neue Mitarbeitende werden in Mission, Werte, Richtlinien, Menschen und Arbeitsweisen der Organisation eingeführt.

Rollenspezifisches Training (die ersten Wochen)

Zeitpunkt: Die ersten Wochen bis ersten Monate
Fokus: Fähigkeiten, Erwartungen, Leistung
Mitarbeitende lernen rollenspezifische Tools und Prozesse, oft unterstützt durch klare Meilensteine wie 30-, 60- und 90-Tage-Ziele.

Integration und Entwicklung (laufend)

Zeitpunkt: Ab den ersten Monaten
Fokus: Wachstum, Autonomie, Bindung
Regelmäßige Check-ins, Feedback und Entwicklungsgespräche helfen Mitarbeitenden, sich einzuleben, zu wachsen und über die Zeit engagiert zu bleiben.

„Als unsere Gruppe zu wachsen begann, erkannten wir schnell den Bedarf an skalierbarem Onboarding. Mit Learnifier bringen wir alles an einem Ort zusammen, automatisieren den Prozess und stellen sicher, dass jeder neue Mitarbeitende das richtige Training erhält. Das Ergebnis ist ein strukturierter und sicherer Start – unabhängig von der Rolle.“
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– Julia Hanouch, HR-Assistentin, Pima Gruppen

Die fünf C's des Onboardings

Wenn die oben genannten Aspekte das Wann des Onboardings beschreiben, hilft das 5-C-Framework Ihnen, das Wie zu meistern. Diese fünf Leitprinzipien können während der gesamten Reise angewendet werden, um sicherzustellen, dass jeder neue Mitarbeitende sich unterstützt, ausgerichtet und bereit fühlt, erfolgreich zu sein:

• Compliance – Helfen Sie neuen Mitarbeitenden, Regeln, Richtlinien und Verfahren zu verstehen, damit sie sich von Anfang an sicher und selbstbewusst fühlen.
• Clarification – Setzen Sie klare Erwartungen an Rollen und Verantwortlichkeiten, um Verwirrung zu reduzieren und den Fokus zu erhöhen.
• Culture – Führen Sie Mitarbeitende in Ihre Mission, Werte und Arbeitsweisen ein, um Zugehörigkeit und gemeinsamen Sinn zu schaffen.
• Connection – Fördern Sie Beziehungen mit Kolleginnen und Kollegen, Managern und Mentoren, um ein starkes Unterstützungsnetzwerk aufzubauen.
• Check-back – Folgen Sie nach und geben Sie über die Zeit Feedback, um kontinuierliche Verbesserung und nachhaltiges Engagement sicherzustellen.

Mit diesen fünf Elementen verwandelt sich Onboarding von einer Aufgabe am ersten Tag in eine fortlaufende Investition in Menschen und Leistung.

Onboarding-Tipps

Kleine Gesten können einen großen Einfluss darauf haben, wie neue Mitarbeitende ihre ersten Tage und Wochen erleben. Einfache Maßnahmen – wie das Einplanen eines lockeren Mittagessens oder Videoanrufs – helfen Mitarbeitenden, sich sofort als Teil des Teams zu fühlen, und halten die Begeisterung lebendig, sobald der Vertrag unterzeichnet ist.

Andere Gesten, wie das Versenden eines Willkommenspakets, das Zuweisen eines Onboarding-Buddys oder das Gestalten des ersten Tages als intentionales und festliches Erlebnis, tragen sehr dazu bei, Zugehörigkeit und Motivation aufzubauen. Frühe Check-ins vor dem ersten Tag und Einladungen zu sozialen Aktivitäten helfen ebenfalls, Verbindungen zu knüpfen, bevor die Arbeit überhaupt beginnt.

Für mehr Inspiration lesen Sie unseren Artikel mit 23 kreativen Onboarding-Ideen.

Zusammenfassung

Onboarding geht nicht nur darum, neue Mitarbeitende willkommen zu heißen – es geht darum, die Voraussetzungen für langfristigen Erfolg zu schaffen. Mit der richtigen Struktur, Kultur und Employee-Onboarding-Software können Sie diese ersten Tage und Wochen in eine Erfahrung verwandeln, die sowohl Engagement als auch Leistung fördert.

Bereit für den nächsten Schritt? Laden Sie unseren vollständigen Preboarding- und Onboarding-Leitfaden herunter und beginnen Sie damit, eine Onboarding-Reise zu gestalten, die wirklich einen Unterschied macht.