Vad är onboarding och varför är det viktigt? - En guide till onboarding och preboarding av anställda

Att starta ett nytt jobb ska kännas spännande - inte överväldigande. Men för många anställda är de första veckorna fyllda med osäkerhet, obesvarade frågor och onödig friktion. Det är där onboarding gör hela skillnaden.

Anställdas onboarding är mycket mer än ett välkomstmöte eller en checklista med uppgifter. Det är grunden för medarbetarnas resa — det formar hur snabbt nyanställda blir produktiva, hur anslutna de känner sig till organisationen och i slutändan om de väljer att stanna.

I den här guiden undersöker vi vad onboarding egentligen är, varför det är avgörande för både människor och prestanda, och hur moderna organisationer använder digital onboarding och preboarding för att skapa en stark start. Längs vägen delar vi aktuell forskning, verkliga kundexempel och praktiska insikter om hur plattformar som Learnifier hjälper organisationer att skala onboarding utan att förlora den mänskliga kontakten.

Om du letar efter snabba svar kan du också hoppa direkt till vår FAQ-sektion i slutet av denna guide.

Vad är onboarding av anställda?

Onboarding är den strukturerade processen att välkomna, utbilda och integrera nyanställda i en organisation. Det hjälper medarbetarna att förstå sin roll, verktyg, förväntningar och företagskultur - så att de kan bidra med förtroende så snabbt som möjligt.

I grunden handlar onboarding om att förvandla en nyanställd till en fullt engagerad teammedlem. Det innebär att kombinera praktiska element som behörigheter, policyer och utbildning med mänskliga faktorer som tillhörighet, syfte och anslutning.

Faktum är att onboarding inte börjar första dagen på jobbet. Det börjar i det ögonblick en kandidat signerar sitt anställningskontrakt.

Vad heter onboarding på svenska?

Onboarding kan kallas för introduktion eller inskolning på svenska, men vanligast är att använda den engelska termen, vilket vi kommer att göra i denna artikel.

Onboarding vs preboarding - vad är skillnaden?

Onboarding och preboarding nämns ofta tillsammans - med goda skäl. De är två sidor av samma mynt, men de händer vid olika tillfällen i medarbetarresan.

Vad är preboarding?

Preboarding avser uteslutande fasen mellan signering av kontrakt och första dagen på jobbet. Det är en tidig förlängning av onboarding som förbereder, lugnar och engagerar nyanställda innan de officiellt börjar.

Denna fas underskattas ofta. I verkligheten är det en av de mest kraftfulla möjligheterna organisationer har att bygga förtroende och fart.

Modern forskning om medarbetarupplevelse visar att cirka 86% av de anställda bestämmer sig inom de första sex månaderna om de ser en långsiktig framtid med ett företag, och nästan en av tre överväger att lämna när förväntningar och stöd är oklara (AIHR, 2025). Den beslutsprocessen börjar ofta långt före dag ett som anställd.

Varför preboarding är viktigt

Tiden mellan att signera kontraktet och påbörja jobbet kan lätt förvandlas till ett vakuum. När kommunikationen blir tyst kryper tvivel fram. Nyanställda kan ifrågasätta deras beslut, eller till och med acceptera ett annat erbjudande.

Preboarding fyller det gapet. Genom att dela information tidigt, introducera teamet och ställa tydliga förväntningar minskar organisationer risken och skapar en känsla av säkerhet och spänning innan den första arbetsdagen ens kommer. Eftersom preboarding sker i ett ögonblick då förväntningar, motivation och uppmärksamhet är på topp, kan även relativt små ansträngningar ha en betydande effekt. Det finns helt enkelt ingen bättre isbrytare.

Fem fördelar med preboarding

I praktiken ser organisationer som investerar i preboarding vanligtvis fem tydliga fördelar:

1. Utnyttja den energi som skapas vid kontraktssignering
2. Få administration och pappersarbete ur vägen
3. Tillåter organisationen att lära känna den nyanställde tidigare
4. Hjälper den nya medarbetaren att lära känna teamet och kulturen
5. Banar väg för snabbare resultat och långsiktigt engagemang

‍

Vill anställda verkligen börja innan dag ett?

En vanlig och relevant frågeställning med preboarding är om det får anställda att känna sig pressade att ”arbeta gratis” innan deras anställning officiellt börjar.

Forskning tyder på motsatsen.

En av de vanligaste anledningarna till att nyanställda lämnar under prövotiden är otydliga förväntningar och otillräckligt stöd för lärande. Enligt Gallups studier är det bara ca 50% av nyanställda som förstår fullt ut vad som förväntas av dem. Men när chefer ger vägledning, tydlighet och regelbundna incheckningar ökar engagemanget avsevärt. Bland millennials - nu den största gruppen i arbetskraften - rapporterar ca 72% högre engagemang när de får meningsfullt stöd från sina chefer (Gallup Workplace Reports, 2024—2025).

Preboarding handlar inte om börja arbeta. Det handlar om att ta bort osäkerhet, hantera administration och ge människor en säker, lugn start.

Vill du lära dig mer om preboarding? Läs vår djupgående artikel om preboarding, innehållande bl.a. praktiska checklistor och fördelar.

Varför onboarding är så viktigt

Ett nytt jobb ska kännas allt annat än tungt. När onboarding görs rätt blir det första kapitlet i en fantastisk medarbetarresa - en resa som gynnar både individen och organisationen.

Trots dess betydelse är onboarding fortfarande allmänt underutvecklad. Enligt Gallup tycker bara cirka 12% av de anställda att deras arbetsgivare bidrog med bra onboarding. Det representerar en massiv, ofta förbisedd möjlighet (Gallup Analytics).

Retention och långsiktigt engagemang

Stark onboarding har en mätbar och varaktig inverkan på retentionen. Nya globala analyser visar att anställda som får strukturerad onboarding är upp till 82% mer benägna att stanna, och de som känner sig stöttade från dag ett är 69% mer benägna att stanna kvar i företaget i minst tre år (BuildEmpire, 2025; StrongDM - Statistik för rekrytering av anställda, 2025).

Brandon Hall Group rapporterar vidare att en väl utformad onboarding-process öka retention av medarbetare med upp till 82% vilket förstärker hur avgörande de första veckorna verkligen är.

På en konkurrensutsatt arbetsmarknad där topptalanger har många alternativ avgör den tidiga erfarenheten ofta om någon bygger en framtid med företaget - eller börjar leta efter något nytt.

Engagemang och produktivitet

Onboarding påverkar inte bara om människor stannar - det påverkar även hur bra de presterar. När anställda förstår sin roll, verktyg och prioriteringar tidigt blir de produktiva snabbare och känner sig mer säkra på deras förmåga att bidra.

Forskning från Brandon Hall Group visar att effektiv onboarding kan öka produktiviteten med mer än 70%, vilket gör det till en tydlig drivkraft för affärsresultat.

Detta är en anledning till att organisationer oftare ser onboarding som en strategisk investering snarare än en administrativ formalitet. Det stärker samarbetet, klargör förväntningarna och skapar anpassning mellan team från början.

Kostnaden av att göra fel

Rekrytering är dyrt. I amerikanska branscher är den genomsnittliga kostnaden för att anställa en ny anställd runt $4,000, exklusive förlorad produktivitet och kunskapsluckor som följer med omsättningen (Folks HR - Employee Onboarding Cost Analysis, 2024—2025).

Eftersom yngre anställda byter jobb oftare än någonsin blir svag eller inkonsekvent onboarding snabbt ett kostsamt mönster snarare än ett engångsproblem.

Men effekten slutar inte med nyanställda. Dålig onboarding dränerar också interna resurser. HR-team, chefer och kollegor spenderar mycket tid på att upprepa introduktioner, svara på samma frågor och hantera sista minuten-problem som kunde ha förhindrats med en tydlig, strukturerad process. Den tiden kommer på bekostnad av fokus, produktivitet och relationsbyggande.

Med det sammanhanget är onboarding inte bara bra HR-praxis. Det är smart ledarskap och sund affärsstrategi.

Fortfarande inte säker? Här är 20 fördelar med att investera i onboarding.

Hur ser framgångsrik onboarding ut?

Det finns ingen universell karta för det ”perfekta” onboarding-programmet. Varje organisation är annorlunda, och onboarding bör återspegla dess kultur, vision, och sätt att arbeta.

Vad framgångsrik onboarding har gemensamt är balans. Den kombinerar struktur med flexibilitet, tydlighet med mänsklig koppling och konsistens med rollspecifik relevans. Det introducerar nyanställda inte bara till uppgifter, utan till hur saker görs - och varför.

Det är också här rätt verktyg gör en verklig skillnad. Med en digital lärplattform som Learnifier kan organisationer skräddarsy onboarding-resor för olika roller, automatisera repetitiva uppgifter och se till att varje nyanställd får en konsekvent, högkvalitativ start - utan att överbelasta HR eller chefer.

Fysisk, digital eller hybrid onboarding?

Digitalisering är avgörande för långsiktig konkurrenskraft. Halvdana lösningar räcker inte längre - och onboarding är inget undantag. Men att göra onboarding effektivare genom digitala verktyg betyder inte att man tar bort det mänskliga elementet.

Utmaningen är inte att välja mellan fysisk eller digital onboarding - det är att förstå hur de fungerar bäst tillsammans.

Varför onboarding inte bara ska vara digital

Möten ansikte mot ansikte, informella samtal, och fysisk närvaro spelar en viktig roll för att bygga förtroende och tillhörighet. Mänsklig koppling kan inte - och bör inte - ersättas.

Varför digital onboarding är ett måste

Det är svårt att skala, standardisera och anpassa när du förlitar dig enbart på manuell, personlig onboarding. Digital onboarding säkerställer att information når rätt person vid rätt tidpunkt, minskar fel och frigör tid för meningsfull interaktion.

Hybrid onboarding: det bästa av två världar

De mest framgångsrika organisationerna använder ett blandat tillvägagångssätt - de kombinerar fysisk interaktion med digital struktur. I lärande kallas detta ofta blandat lärande.

Med Learnifier kan företag automatisera administration, samla utbildningsinnehåll, möjliggöra kommunikation och spåra framsteg - samtidigt som det lämnar utrymme för personliga möten, mentorskap och kulturbyggande stunder.

Automation av onboarding

Automatisering ger onboarding rytm. Genom att minska manuella överlämningar och repetitiva uppgifter skapar det tydlighet för nyanställda och andrum för HR och chefer.

Automatiserade arbetsflöden för onboarding kan hantera välkomstmeddelanden, påminnelser, mötesbokningar, insamling av feedback och uppföljning - så att inget faller igenom sprickorna.

Resultatet blir en mer personlig, konsekvent och skalbar upplevelse.

Automatisering leder till:

• Mindre administration
• Mindre arbetsbelastning
• Snabbare kommunikation
• Snabbare slutförande
• Snabbare resultat

‍

Resultat av digital och automatiserad onboarding

Att skapa en bra onboarding-upplevelse kräver mer än goda avsikter. Det kräver struktur, konsistens och rätt verktyg. Genom att föra samman innehåll, kommunikation och interaktion på ett ställe gör digital onboarding resan smidigare för både nyanställda och interna team.

Effekten är påtaglig. Anställda når produktivitet snabbare, varje nyanställd får konsekvent information och engagemangsnivåerna stiger. Samtidigt blir onboarding enklare att skala - oavsett om det gäller växande team, flera platser eller distansanställda - samtidigt som chefer får bättre insyn i framstegen och där extra stöd behövs. Learnifier stöder detta bland annat genom att kombinera automatisering, utbildningar, kommunikation och uppföljning i en enda miljö, vilket hjälper organisationer att spara tid utan att kompromissa med kvalitet eller engagemang.

"Tidigare krävde onboarding av nya volontärer hos From One To Another cirka 10 timmars individuell träning. Nu har vi effektiviserat processen till bara 3 timmar – en förbättring på 70 % – och volontären är redo att bidra direkt."
‍
- Kristina Hagström Illievska, From One To Another

Nyfiken på att lära dig mer? Utforska vår guide om digital onboarding.

Hur lång tid tar onboarding?

Det finns ingen genväg för att undvika planering, struktur och avsikt. Att skapa ett starkt onboarding-program tar tid - ofta flera veckor att designa och lansera ordentligt.

Men när det väl är på plats blir onboarding en av de mest kostnadseffektiva investeringarna en organisation kan göra. Speciellt när den stöds av en digital plattform, så kan mycket av processen automatiseras, standardiseras och kontinuerligt förbättras över tid.

På Learnifier stöds organisationer under hela denna process av en dedikerad Customer Success Manager. Detta hjälper team att komma igång snabbare, undvika vanliga fallgropar och utforma onboarding-resor som passar både deras kultur och affärsmål - utan att behöva bygga allt från grunden.

Tidslinje för onboarding: vad händer när?

Onboarding är en resa som utvecklas över tid, inte en enda händelse. Olika stadier tjänar olika syften - från förberedelse och tydlighet till prestanda och långsiktigt engagemang.

Preboarding (före dag ett)

När: Från kontraktsignering till startdatum
Fokus: Förberedelse, försäkran, tidigt engagemang
Pappersarbete, tillgång till verktyg, viktig information, och tidiga introduktioner hjälper till att ersätta osäkerhet med förtroende före dag ett.

Orientering (de första dagarna)

När: Dag ett till första veckan
Fokus: Sammanhang, tydlighet, tillhörighet
Nyanställda introduceras till organisationens uppdrag, värderingar, policys, människor och sätt att arbeta.

Rollspecifik träning (de första veckorna)

När: De första veckorna till de första månaderna
Fokus: Färdigheter, förväntningar, prestation
Medarbetarna lär sig rollspecifika verktyg och processer, ofta stödda av tydliga milstolpar som 30-, 60- och 90-dagars mål.

Integration och utveckling (pågående)

När: Från de första månaderna och framåt
Fokus: Tillväxt, autonomi, retention
Regelbundna incheckningar, feedback och utvecklingssamtal hjälper anställda att landa i rollen och oerganisationen, växa samt hålla sig engagerade över tid.

“När vår grupp började växa insåg vi snabbt behovet av en skalbar onboarding. Med Learnifier samlar vi allt på ett ställe, automatiserar processen och säkerställer att varje ny medarbetare får rätt utbildning. Resultatet är en strukturerad och trygg start – oavsett roll.”
‍
- Julia Hanouch, HR-assistent, Pima Gruppen

The Five C's

Om ovanstående aspekter beskriver när onboardingens steg sker, hjälper 5C-ramverket dig att bemästra hur. Dessa fem vägledande principer kan användas genom hela resan för att säkerställa att varje ny medarbetare känner sig stöttad och redo att lyckas:

• Compliance — Hjälp nyanställda förstå regler, riktlinjer och rutiner så att de känner sig trygga från start.
  
  
• Clarification — Sätt tydliga förväntningar kring roller och ansvar för att minska förvirring och öka fokus.
  
  
• Culture — Introducera medarbetare till er mission, värderingar och arbetssätt för att bygga tillhörighet och gemensamt syfte.
  
  
• Connection — Uppmuntra relationer med kollegor, chefer och mentorer för att skapa ett starkt stödnätverk.

• Checkback — Följ upp och ge feedback över tid för att säkerställa kontinuerlig utveckling och långvarigt engagemang.

Med dessa fem element på plats blir onboarding till mer än en första dagsuppgift, det blir en kontinuerlig investering i människor och prestanda.

Onboardingtips

Små gester kan göra stor skillnad. Boka in en avslappnad lunch eller ett videomöte så att nyanställda direkt känner sig som en del av teamet – och håll uppe peppen redan från det ögonblick kontraktet är signerat. Enkla saker som att skicka ett välkomstkit, para ihop dem med en buddy eller göra första dagen lite extra festlig hjälper till att bygga både motivation och känslan av tillhörighet.

Glöm inte att checka in redan innan första dagen och bjud in till sociala aktiviteter för att skapa tidiga relationer.

För mer inspiration, se vår artikel med 23 kreativa onboarding idéer.

Summering

Onboarding handlar inte bara om att välkomna nya medarbetare – det handlar om att lägga grunden för långsiktig framgång. Med rätt struktur, kultur och digitala verktyg kan du förvandla de första dagarna och veckorna till en upplevelse som stärker både engagemang och prestation.

Är du redo att ta nästa steg? Ladda ner vår kompletta Guide för preboarding och onboarding och börja bygg en onboardingresa som verkligen gör skillnad.