3 Missverständnisse über E-Mails an neue Mitarbeitende vor dem ersten Tag – widerlegt!

1. "Nun, die HR-Abteilung kann nicht mit neuen Mitarbeitenden kommunizieren, da diese noch keine offizielle Arbeits-E-Mail aktiviert haben, und es wäre unangemessen, ihre privaten E-Mail-Konten zu schreiben."

Diese Ausrede kennen wir alle. Viele Arbeitgeber befürchten, als unprofessionell wahrgenommen zu werden, wenn sie ihren neuen Mitarbeitenden über eine private E-Mail kontaktieren. In den meisten Fällen erhalten die Mitarbeitenden erst am ersten Tag Zugang zu ihrer Arbeits-E-Mail. Daher erleben viele neue Mitarbeitende zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag leider nichts außer Stille und keinerlei Kommunikation. Das ist eine verpasste Chance.

Sie mögen der Meinung sein, dass das Versenden von E-Mails vor Tag 1 von neuen Mitarbeitenden als unprofessionell oder aufdringlich empfunden wird. Im Gegenteil: Es wird vom neuen Mitarbeitenden sehr geschätzt, da es einen neuen Kommunikationskanal eröffnet, von dem beide Seiten profitieren. Das ist nicht nur erstklassiges Employer Branding, weil es zeigt, dass Sie frühzeitig für Ihre Kollegen erreichbar sind – es setzt auch einen entspannten und kommunikativen Ton für Ihre zukünftige Beziehung.

2. "Ehrlich gesagt möchte ich unsere neuen Mitarbeitenden nicht stören, sie haben noch gar nicht angefangen zu arbeiten."

Es gibt dieses Missverständnis, dass neue Mitarbeitende es lästig und rücksichtslos finden, von ihren Kollegen kontaktiert zu werden, bevor sie ihre neue Stelle angetreten haben. Arbeitgeber befürchten, als schwierig und übergriffig wahrgenommen zu werden, während es in Wirklichkeit von vielen als angenehm empfunden wird, da es ihnen den Einstieg in den Job erleichtert. Stellen Sie sich vor, Sie kommen in Ihr neues Büro und werden nicht nur von Ihrer Arbeitslast empfangen, sondern auch von vielen neuen Gesichtern in einem neuen Büro mit einer Reihe ungeschriebener Regeln, über die Sie nicht informiert wurden. Indem Sie vor Tag 1 einen Kommunikationskanal mit Ihrem neuen Kollegen eröffnen, können Sie Ihren Preboarding-Prozess starten, indem Sie ihnen wertvolle Informationen geben, ihnen die neuen Tools beibringen, die sie benötigen, und sie einigen ihrer Kollegen vorstellen. Denken Sie daran: Der neue Mitarbeitende hat wahrscheinlich selbst Fragen und Ideen, und Ihre Kontaktaufnahme könnte das grüne Licht sein, auf das er gewartet hat, um sich ebenfalls bei Ihnen zu melden.

3. "E-Mails mit ihnen vor Tag 1 könnten ihnen Zugang zu sensiblen Geschäftsinformationen geben."

Die Wahrheit ist, dass Sie als Arbeitgeber die vollständige Kontrolle über die Informationen haben, die Sie teilen möchten. Sie haben die Möglichkeit, sensible Informationen über Ihre verschiedenen Prozesse, Ziele und Visionsererklärungen zu teilen, um sie auf die Organisation und Ihre Arbeitsweise vorzubereiten. Oder Sie können selektiv vorgehen und nur allgemeine Dinge wie Unternehmenswerte und Büroetikette-Regeln teilen.

Vergessen Sie außerdem nicht, dass E-Mail auch ein bidirektionaler Kommunikationskanal ist und daher für viele verschiedene Dinge von beiden Seiten genutzt werden kann.

Nachdem wir die häufigsten Gründe widerlegt haben, neue Mitarbeitende vor Tag 1 per E-Mail zu kontaktieren, gibt es tatsächlich viel zu gewinnen, wenn man sich per E-Mail meldet und mit dem Preboarding beginnt. Denken Sie jedoch daran, dass E-Mail nur ein Kommunikationskanal ist. Der eigentliche Preboarding- und Onboarding-Inhalt – ob Video, Dokumente, Quiz usw. – sollte auf einer teilbaren Plattform stattfinden, auf der die Mitarbeitenden einfach Zugang erhalten und Sie als Arbeitgeber den Fortschritt verfolgen und nachverfolgen können.