3 missuppfattningar om att skicka e-post till nyanställda före dag 1, debunked!

1. ”Tja, HR kan inte kommunicera med nya rekryter eftersom de inte har någon officiell arbetsmail aktiverad ännu, och det är olämpligt att skicka e-post till sina privata e-postkonton.”

Vi har alla hört denna ursäkt förut. Många arbetsgivare oroar sig för att uppfattas som oprofessionella om de kontaktar sin nyrekrytering via ett personligt e-postmeddelande. I de flesta fall, de anställda får inte tillgång till sin arbetsmail före dag 1. Därför, mellan kontraktsundertecknande och den första dagen på jobbet, upplever tyvärr många nyanställda inget annat än tystnad och ingen kommunikation. Detta är en missad möjlighet.

Du kanske anser att skicka e-post före dag 1 uppfattas oprofessionellt eller påträngande av nya anställda. Tvärtom uppskattas det mycket av den nya anställningen eftersom det öppnar en ny kommunikationskanal som båda parter drar nytta av. Inte bara är detta främsta Employer Branding eftersom det visar att du är tillgänglig för dina kollegor tidigt, det sätter också en avslappnad och kommunikativ ton för ditt framtida förhållande.

2. ”Ärligt talat skulle jag inte vilja störa vår nya anställd, de har inte ens börjat arbeta än.”

Det finns denna missuppfattning att nya rekryter tycker att det är irriterande och hänsynslöst att bli kontaktade av sina kollegor innan de har börjat sina nya jobb. Arbetsgivare är rädda för att bli svåra och anmassiva, när det i verkligheten uppskattas av många anställda eftersom det underlättar för dem att komma in i jobbet. Föreställ dig att du anländer till ditt nya kontor och möts av inte bara din arbetsbelastning, utan också flera nya ansikten på ett nytt kontor med en massa oskrivna regler som du inte har blivit medveten om. Genom att öppna upp en kommunikationskanal med din nya kollega före dag 1 kan du starta din pre-boarding-process genom att ge dem värdefull information, lära dem de nya verktygen de behöver och introducera dem för några av sina kollegor. Kom ihåg att den nyanställde förmodligen har sina egna frågor och idéer, och att nå ut till dem kan vara det gröna ljuset som de har väntat på för att kontakta dig också.

3. Att skicka e-post till dem före dag 1 kan ge dem tillgång till känslig information om vår verksamhet.

Sanningen är att du som arbetsgivare har total kontroll över den information du vill dela. Du har möjlighet att dela känslig information om dina olika processer, mål och visioner, som ett sätt att förbereda dem för organisationen och hur du arbetar. Eller, du kan vara selektiv och bara dela information om allmänna saker som företagsvärden och kontorsetikettregler.

Dessutom, glöm inte att e-post också är en 2-vägs kommunikationskanal och kan därför användas för många olika saker av båda parter.

Så efter att ha avvisat de vanligaste anledningarna till att avstå från att skicka e-post till nyanställda före dag 1, finns det faktiskt mycket att vinna på att nå ut via e-post och börja preboarding. Med det sagt, kom ihåg att e-post bara är en kommunikationskanal. Själva preboarding- och onboarding-innehållet - oavsett om det är video, dokument, frågesport etc. - ska ske på en delbar plattform där de enkelt kan få åtkomst och du som arbetsgivare kan spåra och följa upp.