3 misforståelser om å sende e-post til nye ansatte før dag 1, debunkert!

1. «Vel, HR er ikke i stand til å kommunisere med nye rekrutter fordi de ikke har noen offisiell arbeids-e-post aktivert ennå, og det er upassende å sende e-post til deres private e-postkontoer.»

Vi har alle hørt denne unnskyldningen før. Mange arbeidsgivere bekymrer seg for å bli oppfattet som uprofesjonelle hvis de kontakter sin nye rekrutt via en personlig e-post. I de fleste tilfeller, de ansatte får ikke tilgang til arbeids-e-posten sin før dag 1. Derfor, mellom kontraktssignering og den første dagen på jobben, opplever dessverre mange nyansatte ingenting annet enn stillhet og ingen kommunikasjon. Dette er en tapt mulighet.

Du er kanskje av den oppfatning at sending av e-post før dag 1 blir oppfattet uprofesjonelt eller påtrengende av nye ansatte. Tvert imot blir det veldig verdsatt av den nye ansettelsen da det åpner for en ny kommunikasjonskanal som begge parter drar nytte av. Ikke bare er dette førsteklasses Employer Branding, da det viser at du er tilgjengelig for kollegene dine tidlig, det setter også en avslappet og kommunikativ tone for ditt fremtidige forhold.

2. «Ærlig talt, jeg vil ikke plage den nye medarbeideren vår, de har ikke engang begynt å jobbe ennå.»

Det er denne misforståelsen at nye rekrutter synes det er irriterende og hensynsløst å bli kontaktet av kollegene før de har startet sine nye jobber. Arbeidsgivere er redde for å komme ut som vanskelig og anmassende, når det i virkeligheten blir verdsatt av mange ansettelser ettersom det letter dem i jobben. Tenk deg å ankomme det nye kontoret ditt og bli møtt av ikke bare arbeidsmengden din, men også flere nye ansikter på et nytt kontor med en haug med uskrevne regler som du ikke har blitt gjort oppmerksom på. Ved å åpne opp en kommunikasjonskanal med din nye kollega før dag 1, kan du starte prosessen før ombordstigning ved å gi dem verdifull informasjon, lære dem de nye verktøyene de trenger, og introdusere dem for noen av kollegene deres. Husk at den nyansatte sannsynligvis har egne spørsmål og ideer, og å nå ut til dem kan være det grønne lyset de har ventet på for å kontakte deg også.

3. «Å sende e-post med dem før dag 1 kan gi dem tilgang til sensitiv informasjon om virksomheten vår.»

Sannheten er at du som arbeidsgiver har total kontroll over informasjonen du vil dele. Du har muligheten til å dele sensitiv informasjon om dine forskjellige prosesser, mål og visjonserklæringer, som en måte å forberede dem på organisasjonen og hvordan du jobber. Eller, du kan være selektiv og bare dele informasjon om generelle ting som bedriftsverdier og regler for kontoretikette.

Videre, ikke glem at e-post også er en toveis kommunikasjonskanal og kan derfor brukes til mange forskjellige ting av begge parter.

Så etter å ha avvist de vanligste grunnene til å avstå fra å sende e-post til nye ansatte før dag 1, er det faktisk mye å tjene på å nå ut via e-post og begynne å preboarding. Når det er sagt, husk at e-post bare er en kommunikasjonskanal. Selve preboarding- og onboarding-innholdet - enten det er video, dokumenter, quiz osv. - skal skje på en delbar plattform der de enkelt kan få tilgang og du som arbeidsgiver kan spore og følge opp.