Onboarding-sjekkliste: oppgaver per fase og rolle

De fleste oppgavene i en onboarding blir ikke glemt fordi de er vanskelige. De blir glemt fordi alle trodde at noen andre hadde kontroll. PC-en ingen bestilte. Lunsjen første dag som ingen booket. Samtalen om forventninger som aldri helt ble noe av. Hver slik oppgave hadde ti tenkelige ansvarlige, og dermed ingen.

Derfor gjør denne sjekklisten noe de fleste hopper over: hver oppgave har en utpekt ansvarlig. Nedenfor får du 22 oppgaver i fire faser, fra preboarding til dag 90, hver merket med hvem som skal gjøre den: HR, lederen, fadderen eller IT. Ta den i bruk, tilpass rollene til slik dere er organisert, og la ingenting falle mellom to stoler.

Hvorfor hver oppgave trenger en ansvarlig, ikke bare en plass på lista

«Vi» er ingen ansvarlig. «Teamet» er det heller ikke. En oppgave som alle har ansvar for, blir liggende til den nyansatte selv oppdager at den ikke er gjort, og da sitter inntrykket allerede: her hadde ingen tenkt på meg. Det er forskjellen på en liste og en plan. Lista sier hva som burde skje. Den ansvarlige sørger for at det skjer.

Og én rolle veier tyngre enn de andre. Ifølge Gallup synes nyansatte 3,4 ganger så ofte at onboardingen ble bra når lederen er aktivt med. Ikke HR alene, ikke en portal, ikke et PDF-dokument. Lederen, til stede.

Derfor er arbeidet fordelt på fire roller, hver med det de har best forutsetninger for å få til:

• HR ansvarer for prosessen: dokumentene, opplæringen som skal tildeles, oppfølgingsundersøkelsene og at hver eneste start holder samme kvalitet.
• Lederen ansvarer for at det går bra: forventningene, målene, tilbakemeldingene og relasjonen som gjør at noen vil bli.
• Fadderen ansvarer for at den nye føler seg hjemme: de uskrevne reglene, de små spørsmålene, det menneskelige sikkerhetsnettet.
• IT ansvarer for tilgangen: utstyr, kontoer og pålogginger som virker allerede dag 1.

Vi ser det hos våre egne kunder: sjekklisten er skjelettet, men det er menneskene som er musklene. Vil du forstå tankegangen bak fasene før du fordeler oppgavene, går onboarding-guiden vår grundig gjennom hvorfor. Her handler det om hvem og når.

Før dag 1: preboarding

Ukene mellom signert avtale og første arbeidsdag er lettest å glemme, for den nyansatte er jo ikke på plass ennå. Det er også ukene da forventningene er størst og stillheten koster mest. Den som ikke hører et pip på seks uker, begynner å tvile på valget sitt, og noen går fortsatt på intervjuer.

Preboarding fortjener et eget kapittel, og vi har skrevet det: les guiden vår om hva preboarding er og hvorfor det lønner seg hvis du vil bygge ut fasen skikkelig. På sjekklisten holder det med fem punkter:

• Ansvarlig: HR. Send velkomst-e-posten og de digitale ansettelsespapirene allerede uken etter signering, slik at kontrakter og skjemaer er unnagjort før dag 1.
• Ansvarlig: IT. Bestill utstyret og sett opp kontoer, e-post og tilganger. Test at alt virker før startdatoen.
• Ansvarlig: Leder. Ring den nyansatte, gå gjennom første uke og fortell konkret hvordan dag 1 kommer til å se ut.
• Ansvarlig: Fadder. Ta kontakt med en kort personlig hilsen, så minst ett ansikt føles kjent den første morgenen.
• Ansvarlig: HR. Send preboarding-materialet: en velkomstfilm, en presentasjon av teamet og de praktiske tingene folk faktisk går og lurer på, fra kleskode til hvor du kan parkere.

Dag 1

Dag 1 handler om én ting: at den nyansatte skal dra hjem og tenke at dette ble riktig. Ingen husker gjennomgangen av retningslinjene. Alle husker om noen sto og ventet i døra og om påloggingen virket. Hold administrasjonen nede, bruk tiden på møtene med mennesker, og motstå fristelsen til å fylle åtte timer med informasjon.

• Ansvarlig: Leder. Ta imot den nyansatte personlig om morgenen, vis rundt på arbeidsplassen og presenter de nærmeste kollegene.
• Ansvarlig: IT. Vær tilgjengelig og sjekk at PC, pålogginger og de viktigste systemene virker. Er det noe som skurrer, skal det være løst innen en time.
• Ansvarlig: HR. Ta unna det som gjenstår: lønnsopplysninger, retningslinjer, grunnleggende sikkerhet og det preboardingen ikke rakk.
• Ansvarlig: Fadder. Ta den nye kollegaen med på lunsj og svar på spørsmålene som føles for små til å ta med lederen.

Uke 1

Det er i den første uka klarheten avgjøres. Gallups forskning på forventninger tyder på at bare omtrent halvparten av alle ansatte vet nøyaktig hva som forventes av dem på jobb, og forvirringen legger seg som regel nettopp her, i en uke full av presentasjoner men tom for retning. Én strukturert samtale om rollen sparer måneder med gjetting.

• Ansvarlig: Leder. Hold samtalen om forventninger: hva rollen skal bidra med, hvordan et godt resultat ser ut og hvordan dere følger opp.
• Ansvarlig: HR. Sett i gang den obligatoriske opplæringen: compliance, sikkerhet og verktøyene jobben krever. Heller korte økter enn én lang.
• Ansvarlig: Leder. Sett opp introduksjonsmøter med dem den nyansatte skal jobbe tettest med, både i og utenfor teamet.
• Ansvarlig: Fadder. Ta kontakt hver dag, om så bare i fem minutter. Poenget er ikke informasjonen, men at det skal føles selvsagt å spørre.

Dag 30, 60 og 90

Her slutter de fleste sjekklister, og det er nettopp derfor så mange nyansatte føler seg glemt etter en varm første uke. Bare 29 % av de nyansatte sier at de føler seg helt forberedt og støttet når onboardingen er over, ifølge Gallup. Det handler sjelden om velkomsten. Det handler om oppfølgingen.

Rytmen er enkel. Dag 30 justerer du. Dag 60 hever du lista. Dag 90 ser du fremover. Tre oppgaver per holdepunkt.

Dag 30: juster

• Ansvarlig: Leder. Hold 30-dagerssamtalen. Gi tilbakemelding, be om tilbakemelding og endre planen etter det du hører.
• Ansvarlig: HR. Send en kort undersøkelse om onboardingen mens opplevelsen er fersk nok til å gjøre noe med til neste person.
• Ansvarlig: Leder. Overlat den første helt egne oppgaven. Velg en det går an å lykkes med.

Dag 60: hev lista

• Ansvarlig: Leder. Følg opp målene dere satte i uke 1, og utvid ansvaret der det er fortjent.
• Ansvarlig: HR. Sjekk at opplæringen er fullført og planlegg neste steg, det som tar over når onboardingen er ferdig.
• Ansvarlig: Fadder. Trapp ned de daglige innsjekkene, men vær tydelig på at du fortsatt er der. Støtten skal ebbe ut, ikke forsvinne.

Dag 90: se fremover

• Ansvarlig: Leder. Hold 90-dagerssamtalen: hvordan det går, hvordan personen har det og hva målene er for det neste halvåret.
• Ansvarlig: HR. Avslutt sjekklisten formelt og lever stafettpinnen videre til den vanlige medarbeiderreisen.
• Ansvarlig: Leder. Merk at 90 dager har gått, og still spørsmålet som gjør hver kommende start bedre: hva burde vi gjort annerledes neste gang?

Sjekklister for kunder og partnere

Alt over handler om nyansatte, for det er det de fleste mener når de leter etter en onboarding-sjekkliste. Men den samme tankegangen, faser pluss ansvarlige, fungerer hver gang noen ny skal komme seg fra signert avtale til faktisk å lykkes: en kunde som skal lære seg produktet ditt, eller en partner som skal representere merkevaren din.

Oppgavene byttes ut, oppsettet består. For kunder og partnere erstatter du HR med customer success eller partneransvarlig, og opplæringen handler om produktet og prosessene dine i stedet for interne verktøy. Vil du se de tre løpene ved siden av hverandre? Den interaktive tidslinjen i onboarding-guiden vår viser hvordan reisen ser ut for medarbeidere, kunder og partnere, fra preboarding til dag 90. For partnerløpet har partner-onboarding-guiden vår i tillegg en egen sjekkliste.

Slik unngår du at sjekklisten blir en papirøvelse

Her er det ubehagelige med onboarding-sjekklister: de fleste krysses av én eneste gang, av den som skrev dem, og havner deretter i en delt mappe der ingen ser igjen. Sjekklisten som faktisk fungerer, er den som går av seg selv.

Det er et problem med arbeidsflyten, ikke med viljen, og det lar seg løse praktisk: flytt sjekklisten fra dokumentet til et system som utfører den. I et LMS med automatisering sendes preboarding-e-posten samme dag som avtalen signeres. Opplæringen tildeles i uke 1 uten at noen må huske det. Undersøkelsen går ut på dag 30, hver gang, for hver nyansatt. Igjen til menneskene blir det bare mennesker kan gjøre: lederens samtaler, fadderens lunsjer og de ærlige innsjekkene ingen arbeidsflyt erstatter.

Slik tenker vi hos oss i Learnifier. Automatiser det som gjentar seg, så de ansvarlige på lista får bruke tiden på det bare de kan gjøre. En sjekkliste der HR manuelt jager 22 oppgaver per nyansatt, holder ikke når antallet nyansatte øker. En sjekkliste der systemet tar administrasjonen og menneskene tar relasjonene, blir tvert imot bedre for hver eneste start, fordi oppfølgingen faktisk skjer.

Start der du er. Ta sjekklisten over, skriv inn ekte navn i stedet for rollene og kjør den for hånd ved neste ansettelse hvis det er det som skal til. Automatiser deretter det som gjentar seg. Vil du ha et forsprang, ligger det ferdige sjekklister i den gratis guiden vår Preboarding og onboarding: nøkler til en god start, klare til bruk denne uka. Den neste nyansattes første dag står allerede i en kalender et sted. Beste tidspunktet å utpeke de ansvarlige er nå.