Onboarding-sjekkliste: oppgaver per fase og rolle

Det som går galt når noen begynner i ny jobb, er sjelden noe vanskelig. PC-en ingen bestilte. Lunsjen første dag som ingen hadde reservert bord til. Samtalen om forventninger som aldri ble noe av. Alle regnet med at noen andre hadde tatt seg av det, og det som er alles ansvar, blir fort ingens ansvar.

Denne sjekklisten gir hver oppgave en navngitt ansvarlig rolle. 22 oppgaver i fire faser, fra preboarding til dag 90, og for hver av dem står det om det er HR, leder, fadder eller IT som har ansvaret. Kopier den og bytt ut rollene med dem du har i din egen organisasjon.

Hvorfor trenger hver oppgave en ansvarlig?

Uten en navngitt ansvarlig er det ingen som sørger for at oppgaven faktisk blir gjort. Det er det som skiller en plan fra en liste. «Vi» og «teamet» holder ikke. Når alle har ansvaret, blir oppgaven liggende til den nyansatte selv oppdager at noe mangler, og da har den nyansatte allerede dannet seg et førsteinntrykk.

Lederen betyr mest. Ifølge Gallup er sannsynligheten 3,4 ganger høyere for at nyansatte beskriver onboardingen som vellykket når lederen deltar aktivt. Verken en fin HR-portal eller alt materiell som PDF hjelper hvis lederen ikke stiller opp selv.

Fire roller deler på arbeidet, og hver av dem tar det den er best på:

• HR har ansvaret for prosessen: papirene, riktig opplæring, oppfølgingsundersøkelsene og at hver oppstart holder samme kvalitet.
• Lederen har ansvaret for at det går bra: forventninger, mål, tilbakemeldinger og relasjonen som gjør at noen får lyst til å bli.
• Fadderen sørger for at den nyansatte finner seg til rette, med de uskrevne reglene og de små spørsmålene.
• IT sørger for tilgangene: utstyr, kontoer og pålogginger som fungerer fra dag 1.

Hos kundene våre ser vi det samme. Sjekklisten gir onboardingen struktur, og menneskene i rollene får den til å fungere.

Begrunnelsen for hver fase finner du i prosessguiden vår for onboarding. Her handler det om hvem som gjør hva, og når.

Før dag 1: preboarding

Ukene mellom signert kontrakt og første arbeidsdag er lettest å glemme, for den nyansatte er jo ikke på plass ennå. Samtidig er forventningene på topp, og stillhet gjør mest skade akkurat nå. Den som ikke hører noe på seks uker, begynner å tvile på valget sitt. Noen fortsetter til og med å gå på intervjuer andre steder.

Fem oppgaver dekker det viktigste. Vil du gå dypere, har vi en egen artikkel om hva preboarding er og hvorfor det lønner seg.

• Ansvarlig: HR. Send velkomst-e-posten og de digitale ansettelsespapirene innen en uke etter signering, slik at alt er utfylt og signert før dag 1.
• Ansvarlig: IT. Bestill utstyr, og opprett kontoer, e-post og tilganger. Alt skal være testet og klart før startdatoen.
• Ansvarlig: Leder. Ring den nyansatte, gå gjennom den første uken og fortell konkret hvordan dag 1 kommer til å se ut.
• Ansvarlig: Fadder. Send en kort, personlig hilsen, slik at minst ett ansikt er kjent den første morgenen.
• Ansvarlig: HR. Send preboardingmateriellet: velkomstvideo, presentasjon av teamet og de praktiske tingene folk faktisk lurer på, fra kleskode til parkering.

Når kontrakten er signert, ligger opplysningene om den nyansatte allerede i HR-systemet. Er HR-systemet koblet til læringsplattformen, kan preboardingen starte derfra: velkomst-e-posten går ut samme dag, og materiell og opplæring blir tilgjengelig til riktig tid, uten at noen må holde oversikt over hvem som begynner når. Det krever en integrasjon og en flyt du setter opp selv, og regn med at noe av det fortsatt må gjøres for hånd.

Lederen må fortsatt ringe selv, fadderen må skrive hilsenen, og IT må bestille og teste utstyret.

Sjekkliste for dag 1

Målet for dag 1 er at den nyansatte går hjem med følelsen av at det var riktig å si ja. Ingen husker gjennomgangen av retningslinjene etterpå. Alle husker om noen sto klar i døra, og om påloggingen virket.

Hold det administrative kort, og la dagen handle om å møte kollegene. Åtte timer med informasjon er mer enn noen klarer å ta inn.

• Ansvarlig: Leder. Ta imot den nyansatte personlig når dagen starter, vis rundt og presenter de nærmeste kollegene.
• Ansvarlig: IT. Vær tilgjengelig, og sjekk at PC, pålogginger og de viktigste systemene fungerer. Svikter noe, fiks det innen en time.
• Ansvarlig: HR. Ta resten av det administrative: lønnsopplysninger, retningslinjer, grunnleggende sikkerhet og det preboardingen ikke rakk over.
• Ansvarlig: Fadder. Ta den nye kollegaen med på lunsj, og svar på de små spørsmålene ingen vil bry lederen med.

Sjekkliste for uke 1

I løpet av den første uken skal den nyansatte få klarhet i hva rollen egentlig går ut på. Forskning fra Gallup tyder på at omtrent halvparten av alle ansatte ikke helt vet hva som forventes av dem på jobb.

Det er ofte her forvirringen starter. Kalenderen er full av introduksjonsmøter, men ingen har sagt noe om hva jobben skal føre til. En skikkelig samtale nå sparer den nyansatte for måneder med gjetting.

• Ansvarlig: Leder. Ta forventningssamtalen: hva rollen skal bidra med, hva som regnes som et godt resultat, og hvordan du vil følge opp framdriften.
• Ansvarlig: HR. Sett i gang den obligatoriske opplæringen: compliance, sikkerhet og de viktigste verktøyene i jobben, helst som korte moduler i stedet for én lang økt.
• Ansvarlig: Leder. Book introduksjonsmøter med dem den nyansatte kommer til å jobbe mest med, både i og utenfor teamet.
• Ansvarlig: Fadder. Ta en prat hver dag, om så bare i fem minutter. Du trenger ikke ha noe spesielt å si; poenget er at det skal føles naturlig å spørre.

Sjekkliste for dag 30, 60 og 90

De fleste sjekklister stopper etter uke 1. Derfor føler mange nyansatte seg glemt så snart velkomstuken er over. Ifølge Gallup sier bare 29 % av nyansatte at de var godt forberedt og fikk den støtten de trengte gjennom onboardingen. Det som oftest svikter, er oppfølgingen.

Del tiden fram til dag 90 i tre sjekkpunkter med tre oppgaver hver.

Dag 30: juster kursen

• Ansvarlig: Leder. Ta 30-dagerssamtalen. Gi og be om tilbakemelding, og juster planen.
• Ansvarlig: HR. Send en kort undersøkelse om onboardingen mens detaljene er ferske, så neste nyansatt får en bedre start.
• Ansvarlig: Leder. Gi den nyansatte den første oppgaven eller det første prosjektet å drive alene. Velg noe som er mulig å lykkes med.

Dag 60: hev lista

• Ansvarlig: Leder. Sjekk mot målene fra uke 1, og gi mer ansvar der ting allerede fungerer godt.
• Ansvarlig: HR. Bekreft at opplæringen er gjennomført, og planlegg neste utviklingssteg etter onboardingen.
• Ansvarlig: Fadder. Trapp ned de daglige pratene, men gjør det tydelig at den nyansatte fortsatt kan komme til deg.

Dag 90: se framover

• Ansvarlig: Leder. Ta 90-dagerssamtalen: prestasjon, trivsel og mål for det neste halvåret.
• Ansvarlig: HR. Avslutt onboarding-sjekklisten formelt, og la den ordinære medarbeiderreisen ta over.
• Ansvarlig: Leder. Marker at det har gått tre måneder, og still et spørsmål som gjør neste oppstart bedre: hva bør vi gjøre annerledes neste gang noen begynner?

Onboarding-sjekklister for kunder og partnere

Alt ovenfor handler om onboarding av ansatte, for det er det de fleste mener når de søker etter en sjekkliste. Samme struktur, faser med en ansvarlig for hver oppgave, fungerer like godt når en kunde skal lære produktet ditt eller en partner skal representere merkevaren din etter signert avtale.

For kunder og partnere bytter du ut HR med customer success eller partneransvarlige, og opplæringen handler om produktet og prosessene dine.

Den interaktive tidslinjen i onboarding-guiden vår viser onboardingløpene for ansatte, kunder og partnere side om side, fra preboarding til dag 90. Partnerløpet har dessuten sin egen sjekkliste i partnerguiden vår.

Slik unngår du at sjekklisten blir en papirøvelse

Mange sjekklister blir krysset av én gang, av den som skrev dem, og blir så liggende i en delt mappe ingen åpner. Flytt det som kan automatiseres ut av dokumentet og inn i læringsplattformen.

Det bygger på samme kobling mellom HR-system og læringsplattform som i preboardingen. Når flyten først er på plass, får den nyansatte opplæringen sin i uke 1 og undersøkelsen på dag 30 uten at HR sender dem ut, og HR får den tiden tilbake til det som krever et menneske. Svarene fra undersøkelsene blir også verdt mer, fordi de nå kommer inn etter hver ansettelse og du ser hva den neste trenger.

Når selskapet vokser, går det ikke lenger å la HR følge opp 22 oppgaver manuelt for hver nyansatt. Derfor legger vi i Learnifier arbeid i å automatisere det som gjentar seg, slik at de ansvarlige får tid til resten.

Begynn med det du har. Ta sjekklisten, sett inn ekte navn der rollene står, kjør den manuelt ved neste ansettelse om det trengs, og automatiser etterpå det som kommer igjen.

Ferdige sjekklister finner du i den gratis guiden vår Preboarding og onboarding: nøkler til en god start.

Den neste nyansattes første dag ligger allerede i noens kalender. Sett navnene inn i sjekklisten før den kommer.