Onboarding-checklista: uppgifter per fas och roll

De flesta uppgifter i en onboarding missas inte för att de är svåra. De glöms bort för att alla trodde att någon annan hade koll. Datorn som ingen beställde. Lunchen första dagen som ingen bokade. Samtalet om förväntningar som aldrig riktigt blev av. Varje sådan uppgift hade tio tänkbara ansvariga, och därmed ingen alls.

Därför gör den här checklistan något de flesta hoppar över: varje uppgift har en utpekad ansvarig. Nedan får du 22 uppgifter i fyra faser, från preboarding till dag 90, var och en märkt med vem som ska göra den: HR, chefen, buddyn eller IT. Ta den, anpassa rollerna efter hur ni är organiserade, och låt inget hamna mellan stolarna.

Varför varje uppgift behöver en ansvarig, inte bara en plats på listan

”Vi” är ingen ansvarig. ”Teamet” är det inte heller. En uppgift som alla har ansvar för blir liggande tills den nyanställda själv upptäcker att den inte är gjord, och då är intrycket redan satt: här hade ingen tänkt på mig. Det är skillnaden mellan en lista och en plan. Listan säger vad som borde hända. Den ansvariga ser till att det händer.

Och en roll väger tyngre än de andra. Enligt Gallup tycker nyanställda 3,4 gånger så ofta att onboardingen blev bra när chefen är aktivt med i den. Inte HR på egen hand, inte en portal, inte ett PDF-dokument. Chefen, på plats.

Därför är arbetet fördelat på fyra roller, var och en med det de har bäst förutsättningar att klara:

• HR ansvarar för processen: dokumenten, utbildningarna som ska tilldelas, uppföljningsenkäterna och att varje start håller samma kvalitet.
• Chefen ansvarar för att det går bra: förväntningarna, målen, feedbacken och relationen som gör att någon vill stanna.
• Buddyn ansvarar för att den nya känner sig hemma: de oskrivna reglerna, de små frågorna, det mänskliga skyddsnätet.
• IT ansvarar för åtkomsten: utrustning, konton och inloggningar som fungerar redan dag 1.

Vi ser det hos våra egna kunder: checklistan är skelettet, men det är människorna som är musklerna. Vill du förstå tänket bakom faserna innan du fördelar uppgifterna går vår guide till onboarding-processen igenom varför på djupet. Här handlar det om vem och när.

Före dag 1: preboarding

Veckorna mellan påskrivet avtal och första arbetsdagen är lättast att glömma, för den nyanställda syns ju inte till än. Det är också veckorna då förväntan är som störst och tystnaden kostar mest. Den som inte hör ett ljud på sex veckor börjar tvivla på sitt val, och en del går kvar på intervjuer.

Preboarding förtjänar ett eget kapitel, och vi har skrivit det: läs vår guide till vad preboarding är och varför det lönar sig om du vill bygga ut fasen ordentligt. På checklistan räcker fem punkter:

• Ansvarig: HR. Skicka välkomstmejlet och de digitala anställningshandlingarna redan veckan efter påskrift, så att avtal och blanketter är avklarade före dag 1.
• Ansvarig: IT. Beställ utrustningen och sätt upp konton, mejl och behörigheter. Testa att allt fungerar innan startdatumet.
• Ansvarig: Chef. Ring den nyanställda, gå igenom första veckan och berätta konkret hur dag 1 kommer att se ut.
• Ansvarig: Buddy. Hör av dig med en kort personlig hälsning, så att åtminstone ett ansikte känns bekant första morgonen.
• Ansvarig: HR. Skicka preboarding-materialet: en välkomstfilm, en presentation av teamet och de praktiska sakerna folk faktiskt går och funderar på, från klädkod till var du ställer bilen.

Dag 1

Dag 1 handlar om en enda sak: att den nyanställda ska åka hem och tänka att det här blev rätt. Ingen minns genomgången av policyerna. Alla minns om någon stod och väntade i dörren och om inloggningen fungerade. Håll nere administrationen, lägg krutet på mötena med människor och motstå frestelsen att fylla åtta timmar med information.

• Ansvarig: Chef. Ta emot den nyanställda personligen på morgonen, visa runt på arbetsplatsen och presentera de närmaste kollegorna.
• Ansvarig: IT. Var tillgänglig och kontrollera att dator, inloggningar och de viktigaste systemen fungerar. Strular något ska det vara löst inom en timme.
• Ansvarig: HR. Beta av det som är kvar: löneuppgifter, policyer, grundläggande säkerhet och det preboardingen inte hann med.
• Ansvarig: Buddy. Ta med den nya kollegan på lunch och svara på frågorna som känns för små för att ta med chefen.

Vecka 1

Det är under första veckan tydligheten avgörs. Gallups forskning om förväntningar tyder på att bara ungefär hälften av alla anställda vet exakt vad som förväntas av dem på jobbet, och förvirringen brukar grundläggas just här, i en vecka full av presentationer men tom på riktning. Ett strukturerat samtal om rollen sparar månader av gissningar.

• Ansvarig: Chef. Håll samtalet om förväntningar: vad rollen ska bidra med, hur ett bra resultat ser ut och hur ni följer upp.
• Ansvarig: HR. Dra igång de obligatoriska utbildningarna: compliance, säkerhet och de verktyg jobbet kräver. Hellre korta pass än ett enda långt.
• Ansvarig: Chef. Boka in introduktionsmöten med de personer den nyanställda kommer att jobba närmast, både i och utanför teamet.
• Ansvarig: Buddy. Hör av dig varje dag, om så bara i fem minuter. Poängen är inte informationen, utan att det ska kännas självklart att fråga.

Dag 30, 60 och 90

Här slutar de flesta checklistor, och det är precis därför så många nyanställda känner sig bortglömda efter en varm första vecka. Bara 29 % av de nyanställda säger att de känner sig helt förberedda och stöttade när onboardingen är över, enligt Gallup. Det beror sällan på välkomnandet. Det beror på uppföljningen.

Rytmen är enkel. Dag 30 justerar du. Dag 60 höjer du ribban. Dag 90 tittar du framåt. Tre uppgifter per hållpunkt.

Dag 30: justera

• Ansvarig: Chef. Håll 30-dagarssamtalet. Ge feedback, be om feedback och ändra planen efter det du hör.
• Ansvarig: HR. Skicka en kort enkät om onboardingen medan upplevelsen är färsk nog att göra något åt till nästa person.
• Ansvarig: Chef. Lämna över den första helt egna uppgiften. Välj en som går att lyckas med.

Dag 60: höj ribban

• Ansvarig: Chef. Stäm av mot målen ni satte i vecka 1 och utöka ansvaret där det är förtjänat.
• Ansvarig: HR. Kontrollera att utbildningarna är klara och planera nästa steg, det som tar vid när onboardingen tar slut.
• Ansvarig: Buddy. Trappa ner de dagliga avstämningarna, men var tydlig med att du finns kvar. Stödet ska klinga av, inte försvinna.

Dag 90: titta framåt

• Ansvarig: Chef. Håll 90-dagarssamtalet: hur det går, hur personen mår och vad målen är för det närmaste halvåret.
• Ansvarig: HR. Avsluta checklistan formellt och lämna över till den vanliga medarbetarresan.
• Ansvarig: Chef. Uppmärksamma att 90 dagar har gått, och ställ frågan som gör varje kommande start bättre: vad borde vi göra annorlunda nästa gång?

Checklistor för kunder och partner

Allt ovan handlar om nyanställda, för det är vad de flesta menar när de letar efter en onboarding-checklista. Men samma tänk, faser plus ansvariga, fungerar varje gång någon ny ska ta sig från påskrivet avtal till att faktiskt lyckas: en kund som ska lära sig din produkt, eller en partner som ska företräda ditt varumärke.

Uppgifterna byts ut, upplägget består. För kunder och partner ersätter du HR med customer success eller partneransvarig, och utbildningen handlar om din produkt och dina processer i stället för interna verktyg. Vill du se de tre spåren bredvid varandra? Den interaktiva tidslinjen i vår onboarding-guide visar hur resan ser ut för medarbetare, kunder och partner, från preboarding till dag 90. För partnerspåret har vår guide till partner-onboarding dessutom en egen checklista.

Så undviker du att checklistan blir en pappersprodukt

Här är det obekväma med onboarding-checklistor: de flesta bockas av en enda gång, av den som skrev dem, och hamnar sedan i en delad mapp där ingen tittar igen. Den checklista som faktiskt fungerar är den som sköter sig själv.

Det är ett problem med arbetsflödet, inte med viljan, och det går att lösa praktiskt: flytta checklistan från dokumentet till ett system som utför den. I ett LMS med automatisering skickas preboarding-mejlet samma dag som avtalet skrivs på. Utbildningarna tilldelas i vecka 1 utan att någon behöver komma ihåg det. Enkäten går ut på dag 30, varje gång, för varje nyanställd. Kvar åt människorna blir det som bara människor kan göra: chefens samtal, buddyns luncher och de ärliga avstämningarna som inget arbetsflöde ersätter.

Så tänker vi på Learnifier. Automatisera det som upprepas, så att de ansvariga på listan får lägga tiden på sådant bara de kan göra. En checklista där HR manuellt jagar 22 uppgifter per nyanställd håller inte när antalet nyanställda ökar. En checklista där systemet sköter administrationen och människorna sköter relationerna blir tvärtom bättre för varje ny start, eftersom uppföljningen faktiskt blir av.

Börja där du är. Ta checklistan ovan, skriv in riktiga namn i stället för rollerna och kör den för hand vid nästa rekrytering om det är vad som krävs. Automatisera sedan det som återkommer. Vill du ha ett försprång finns färdiga checklistor i vår kostnadsfria guide Preboarding och onboarding: nycklar till en bra start, klara att använda den här veckan. Planerar du redan för er nästa anställd, så är det bästa tillfället att utse de ansvariga nu.