Onboarding-checklista: uppgifter per fas och roll

Det som går snett när någon ny börjar är sällan särskilt svårt. Det kan vara en dator som ingen beställde, en lunch första dagen som ingen bokade eller ett samtal om förväntningar som aldrig blev av. Alla trodde att någon annan tog hand om det, och det som är allas ansvar blir lätt ingens.

Den här checklistan ger därför varje uppgift en namngiven ansvarig. Du får 22 uppgifter i fyra faser, från preboarding till dag 90, och vid varje uppgift står det om den ligger på HR, chefen, buddyn eller IT. Kopiera den och byt ut rollerna mot dem som finns i din organisation.

Varför behöver varje uppgift en ansvarig?

Utan en namngiven ansvarig är det ingen som ser till att uppgiften blir gjord, och det är just det som skiljer en plan från en lista. ”Vi” och ”teamet” räknas inte. När alla har ansvaret blir uppgiften liggande tills den nyanställda själv märker att något saknas, och då har första intrycket redan hunnit sätta sig.

Chefens roll väger tyngst. Enligt Gallup är det 3,4 gånger så vanligt att nyanställda tycker att onboardingen gick bra när chefen är aktivt med. Chefen behöver alltså vara med på riktigt, även om HR har byggt en bra portal och skickat ut allt material som pdf.

I checklistan delar fyra roller på arbetet, och var och en tar hand om det den kan bäst:

• HR håller i processen: dokumenten, utbildningarna, uppföljningsenkäterna och att alla får en lika bra start.
• Chefen ansvarar för att det går bra: förväntningar, mål, feedback och relationen som gör att någon vill stanna.
• Buddyn ser till att den nya kollegan känner sig hemma: de oskrivna reglerna, de små frågorna och ett mänskligt skyddsnät.
• IT sköter åtkomsten: utrustning, konton och inloggningar som fungerar dag 1.

Hos våra kunder ser vi att checklistan ger onboardingen en stomme, men att det är människorna i rollerna som får den att fungera.

Tanken bakom varje fas går vi igenom i vår guide till onboarding-processen. Här handlar det om vem som gör vad, och när.

Före dag 1: preboarding

Veckorna mellan påskrivet avtal och första arbetsdagen är lättast att glömma, för den nyanställda syns ju inte till än. Samtidigt är förväntan som störst just då, och tystnaden gör mest skada. Den som inte hör något på sex veckor börjar undra om valet var rätt, och en del fortsätter att gå på intervjuer.

Fem uppgifter täcker det viktigaste. Vill du fördjupa dig har vi skrivit en egen artikel om vad preboarding är och varför det lönar sig.

• Ansvarig: HR. Skicka välkomstmejlet och de digitala anställningshandlingarna inom en vecka efter påskrivet avtal, så att allt är ifyllt och underskrivet före dag 1.
• Ansvarig: IT. Beställ utrustningen och lägg upp konton, mejl och behörigheter. Allt ska vara testat och klart före startdatumet.
• Ansvarig: Chef. Ring och berätta hur första veckan ser ut, och beskriv konkret vad som händer på dag 1.
• Ansvarig: Buddy. Skicka en kort, personlig hälsning så att det finns minst ett ansikte att känna igen första morgonen.
• Ansvarig: HR. Skicka preboarding-materialet: en välkomstvideo, en presentation av teamet och de praktiska detaljerna som folk faktiskt undrar över, från klädkod till parkering.

När avtalet är påskrivet finns uppgifterna om den nyanställda redan i HR-systemet. Är HR-systemet kopplat till lärplattformen kan preboardingen starta därifrån. Välkomstmejlet går då ut samma dag, och materialet och utbildningarna blir tillgängliga vid rätt tidpunkt, så att ingen behöver hålla reda på vem som börjar när. Det kräver en integration och ett flöde som du bygger upp, och räkna med att en del ändå sköts för hand.

Chefen behöver fortfarande ringa själv, buddyn skriva sin hälsning och IT beställa och testa utrustningen.

Checklista för dag 1

Målet med dag 1 är att den nyanställda ska gå hem och känna att det var rätt att tacka ja. Ingen minns genomgången av policyerna efteråt. Däremot minns alla om någon stod och väntade i entrén och om inloggningen fungerade.

Håll administrationen kort och låt dagen handla om att träffa kollegorna. Åtta timmar information är mer än någon hinner ta in.

• Ansvarig: Chef. Ta emot den nyanställda personligen när dagen börjar, visa runt och presentera de närmaste kollegorna.
• Ansvarig: IT. Var till hands och kontrollera att datorn, inloggningarna och de viktigaste systemen fungerar. Strular något, lös det inom en timme.
• Ansvarig: HR. Gå igenom den administration som återstår: löneuppgifter, policyer, grundläggande säkerhet och det som preboardingen inte hann med.
• Ansvarig: Buddy. Ta med den nya kollegan på lunch och svara på de små frågorna som ingen vill besvära chefen med.

Checklista för vecka 1

Under första veckan ska den nyanställda få klart för sig vad rollen går ut på. Forskning från Gallup tyder på att ungefär hälften av alla anställda inte riktigt vet vad som förväntas av dem på jobbet.

Förvirringen börjar ofta här, när kalendern är full av presentationer och ingen har pratat om vad jobbet ska leda till. Ett ordentligt samtal nu gör att den nya kollegan slipper gissa i flera månader.

• Ansvarig: Chef. Ha samtalet om förväntningar: vad rollen ska bidra med, hur ett bra resultat ser ut och hur du följer upp framstegen.
• Ansvarig: HR. Starta de obligatoriska utbildningarna i compliance, säkerhet och jobbets viktigaste verktyg, gärna som korta moduler som går att ta en i taget.
• Ansvarig: Chef. Boka introduktionsmöten med dem som den nyanställda kommer att jobba mest med, både i och utanför teamet.
• Ansvarig: Buddy. Hör av dig varje dag, även om det bara blir fem minuter. Du behöver inte ha något särskilt att säga. Poängen är att det ska kännas naturligt att fråga.

Checklista för dag 30, 60 och 90

De flesta checklistor tar slut efter vecka 1, och därför känner sig många nyanställda bortglömda när välkomstveckan är över. Enligt Gallup säger bara 29 % av nyanställda att de känner sig helt förberedda och stöttade efter sin onboarding, och det som oftast brister är uppföljningen.

Dela in tiden fram till dag 90 i tre steg med tre uppgifter i varje.

Dag 30: justera

• Ansvarig: Chef. Håll 30-dagarssamtalet. Ge och be om feedback, och justera planen efter det du får höra.
• Ansvarig: HR. Skicka en kort enkät om onboardingen medan detaljerna fortfarande är färska, så att du kan förbättra starten för nästa person.
• Ansvarig: Chef. Lämna över den första uppgiften eller det första projektet som den nyanställda driver helt själv. Välj något som går att lyckas med.

Dag 60: höj ribban

• Ansvarig: Chef. Stäm av mot målen från vecka 1 och ge mer ansvar på de områden där det redan fungerar bra.
• Ansvarig: HR. Följ upp att utbildningarna är genomförda och planera nästa steg i utvecklingen efter onboardingen.
• Ansvarig: Buddy. Trappa ner de dagliga avstämningarna, men säg tydligt att den nya kollegan fortfarande kan komma till dig.

Dag 90: blicka framåt

• Ansvarig: Chef. Håll 90-dagarssamtalet om prestation, mående och mål för det kommande halvåret.
• Ansvarig: HR. Avsluta onboarding-checklistan formellt och låt den vanliga medarbetarresan ta vid.
• Ansvarig: Chef. Fira att tre månader har gått, och ställ en fråga som gör nästa start bättre: vad borde vi göra annorlunda nästa gång någon börjar?

Onboarding-checklistor för kunder och partners

Allt ovan gäller onboarding av medarbetare, eftersom det är vad de flesta letar efter. Men samma upplägg med faser och ansvariga fungerar också när en kund eller partner ska komma igång efter ett påskrivet avtal. En kund ska lära sig din produkt och få nytta av den, och en partner ska kunna företräda ditt varumärke.

För kunder och partners byter du ut HR mot customer success eller partneransvariga, och utbildningen handlar om din produkt och dina processer.

Den interaktiva tidslinjen i vår onboarding-guide visar medarbetar-, kund- och partnerspåren sida vid sida, från preboarding till dag 90. Arbetar du med partners har vår guide till partner-onboarding en egen checklista för det spåret.

Så undviker du att checklistan blir en pappersprodukt

Många checklistor bockas av en enda gång, av den som skrev dem, och hamnar sedan i en delad mapp där ingen tittar igen. Flytta därför det som går att automatisera från dokumentet in i lärplattformen.

Det bygger på samma koppling mellan HR-systemet och lärplattformen som i preboardingen. När flödet är på plats får den nya kollegan sina utbildningar under vecka 1 och enkäten på dag 30, utan att HR behöver skicka ut dem. Då får chefen och buddyn mer tid till samtalen och luncherna.

Hos oss på Learnifier försöker vi automatisera det som återkommer vid varje start, så att de ansvariga får tid över till resten. Om HR ska hålla koll på 22 uppgifter manuellt för varje nyanställd går det inte i längden, i takt med att företaget växer. Enkätsvaren blir också mer värda när de kommer in varje gång, eftersom du då ser vad nästa start behöver.

Börja med det du har. Ta checklistan, skriv in riktiga namn där det står roller och kör den för hand vid nästa rekrytering om det behövs. Automatisera sedan det som upprepas.

Färdiga checklistor finns i vår kostnadsfria guide ”Preboarding och onboarding: nycklar till en bra start”.

Nästa nyanställdas första dag står redan i någons kalender. Skriv in namnen i checklistan innan dess.