Onboarding-Checkliste: Aufgaben nach Phase und Rolle

Die meisten Aufgaben im Onboarding bleiben nicht liegen, weil sie schwierig sind. Sie bleiben liegen, weil alle dachten, jemand anderes kümmert sich. Der Laptop, den niemand bestellt hat. Das Mittagessen am ersten Tag, das niemand reserviert hat. Das Gespräch über Erwartungen, das nie richtig stattgefunden hat. Jede dieser Aufgaben hatte zehn mögliche Verantwortliche, und damit keinen einzigen.

Deshalb macht diese Checkliste etwas, das die meisten auslassen: Jede Aufgabe hat eine benannte verantwortliche Rolle. Unten finden Sie 22 Aufgaben in vier Phasen, vom Preboarding bis Tag 90, jede mit dem Vermerk, wer sie übernimmt: HR, Führungskraft, Buddy oder IT. Übernehmen Sie die Liste, passen Sie die Rollen an Ihre Organisation an, und nichts fällt mehr hinten runter.

Warum jede Aufgabe eine verantwortliche Rolle braucht, nicht nur einen Platz auf der Liste

„Wir“ ist keine verantwortliche Rolle. „Das Team“ auch nicht. Eine Aufgabe, für die alle zuständig sind, bleibt liegen, bis das neue Teammitglied selbst merkt, dass sie niemand erledigt hat. Dann steht der erste Eindruck schon fest: Hier hat niemand an mich gedacht. Genau das unterscheidet eine Liste von einem Plan. Die Liste sagt, was passieren sollte. Die verantwortliche Person sorgt dafür, dass es passiert.

Und eine Rolle wiegt schwerer als die anderen. Laut Gallup halten neue Mitarbeitende ihr Onboarding 3,4-mal so häufig für gelungen, wenn ihre Führungskraft aktiv beteiligt ist. Nicht HR allein, kein Portal, kein PDF. Die Führungskraft, präsent.

Deshalb verteilt sich die Arbeit auf vier Rollen, jede dort, wo sie am meisten bewirkt:

• HR verantwortet den Prozess: die Unterlagen, die Schulungen, die zugewiesen werden müssen, die Folgeumfragen und die gleichbleibende Qualität bei jedem Start.
• Die Führungskraft verantwortet, dass es gut läuft: Erwartungen, Ziele, Feedback und die Beziehung, die Menschen zum Bleiben bringt.
• Der Buddy verantwortet, dass die neue Person ankommt: die ungeschriebenen Regeln, die kleinen Fragen, das menschliche Sicherheitsnetz.
• IT verantwortet den Zugang: Ausstattung, Konten und Logins, die schon an Tag 1 funktionieren.

Wir sehen das bei unseren eigenen Kunden: Die Checkliste ist das Skelett, die Muskeln sind die Menschen. Wenn Sie die Überlegungen hinter den Phasen verstehen möchten, bevor Sie Aufgaben verteilen, geht unser Leitfaden zum Onboarding-Prozess ausführlich auf das Warum ein. Hier geht es um das Wer und das Wann.

Vor Tag 1: Preboarding

Die Wochen zwischen Unterschrift und erstem Arbeitstag geraten am leichtesten in Vergessenheit, denn das neue Teammitglied ist ja noch gar nicht da. Genau dann ist die Vorfreude am größten, und genau dann kostet Funkstille am meisten. Wer sechs Wochen lang nichts hört, beginnt am eigenen Entschluss zu zweifeln, und manche gehen weiter zu Vorstellungsgesprächen.

Preboarding verdient ein eigenes Kapitel, und das haben wir geschrieben: Lesen Sie unseren Leitfaden dazu, was Preboarding ist und warum es sich auszahlt, wenn Sie diese Phase gründlich aufbauen möchten. Auf der Checkliste genügen fünf Punkte:

• Verantwortlich: HR. Schicken Sie Willkommens-E-Mail und digitale Unterlagen schon in der Woche nach der Unterzeichnung, damit Verträge und Formulare vor Tag 1 erledigt sind.
• Verantwortlich: IT. Bestellen Sie die Ausstattung und richten Sie Konten, E-Mail und Zugänge ein. Testen Sie vor dem Startdatum, ob alles funktioniert.
• Verantwortlich: Führungskraft. Rufen Sie Ihr neues Teammitglied an, gehen Sie die erste Woche durch und sagen Sie konkret, wie Tag 1 ablaufen wird.
• Verantwortlich: Buddy. Melden Sie sich mit einem kurzen persönlichen Gruß, damit vor dem ersten Morgen wenigstens ein Gesicht vertraut ist.
• Verantwortlich: HR. Schicken Sie das Preboarding-Material: einen Willkommensfilm, eine Vorstellung des Teams und die praktischen Dinge, über die sich neue Teammitglieder wirklich Gedanken machen, vom Dresscode bis zum Parkplatz.

Tag 1

An Tag 1 geht es um genau eine Sache: dass das neue Teammitglied abends nach Hause fährt und denkt, das war richtig. An die Richtlinien erinnert sich niemand. Alle erinnern sich, ob jemand an der Tür gewartet hat und ob der Login funktioniert hat. Halten Sie die Administration klein, geben Sie den Begegnungen mit Menschen den meisten Raum, und widerstehen Sie der Versuchung, acht Stunden mit Information zu füllen.

• Verantwortlich: Führungskraft. Empfangen Sie das neue Teammitglied morgens persönlich, zeigen Sie den Arbeitsplatz und stellen Sie die engsten Kolleginnen und Kollegen vor.
• Verantwortlich: IT. Bleiben Sie erreichbar und prüfen Sie, ob Rechner, Logins und die wichtigsten Systeme laufen. Hakt etwas, ist es innerhalb einer Stunde gelöst.
• Verantwortlich: HR. Erledigen Sie, was übrig ist: Gehaltsdaten, Richtlinien, Sicherheitsgrundlagen und alles, wozu das Preboarding nicht gekommen ist.
• Verantwortlich: Buddy. Nehmen Sie die neue Kollegin oder den neuen Kollegen zum Mittagessen mit und beantworten Sie die Fragen, die für die Führungskraft zu klein wirken.

Woche 1

In der ersten Woche entscheidet sich die Klarheit. Gallups Untersuchung zu Erwartungen legt nahe, dass nur rund die Hälfte der Angestellten genau weiß, was im Job von ihnen erwartet wird, und diese Unklarheit entsteht meist genau hier: in einer Woche voller Vorstellungsrunden, aber ohne Richtung. Ein strukturiertes Gespräch über die Rolle spart Monate des Ratens.

• Verantwortlich: Führungskraft. Führen Sie das Gespräch über Erwartungen: wozu die Rolle da ist, wie ein gutes Ergebnis aussieht und wie Sie den Fortschritt nachhalten.
• Verantwortlich: HR. Starten Sie die Pflichtschulungen: Compliance, Sicherheit und die Werkzeuge, die der Job verlangt. Lieber kurze Einheiten als eine lange.
• Verantwortlich: Führungskraft. Setzen Sie Kennenlerntermine mit denen an, mit denen das neue Teammitglied am engsten arbeiten wird, im Team und darüber hinaus.
• Verantwortlich: Buddy. Melden Sie sich jeden Tag, und seien es nur fünf Minuten. Es geht nicht um die Information, sondern darum, dass Fragen selbstverständlich wird.

Tag 30, 60 und 90

Hier hören die meisten Checklisten auf, und genau deshalb fühlen sich so viele neue Mitarbeitende nach einer warmen ersten Woche vergessen. Nur 29 % der neuen Mitarbeitenden sagen laut Gallup, dass sie sich nach dem Onboarding voll vorbereitet und unterstützt fühlen. Das liegt selten am Empfang. Es liegt am Dranbleiben.

Der Rhythmus ist einfach. An Tag 30 justieren Sie nach. An Tag 60 legen Sie die Latte höher. An Tag 90 blicken Sie nach vorn. Drei Aufgaben pro Etappe.

Tag 30: nachjustieren

• Verantwortlich: Führungskraft. Führen Sie das 30-Tage-Gespräch. Geben Sie Feedback, holen Sie Feedback ein und ändern Sie den Plan nach dem, was Sie hören.
• Verantwortlich: HR. Verschicken Sie eine kurze Umfrage zum Onboarding, solange die Erfahrung frisch genug ist, um sie für die nächste Person zu verbessern.
• Verantwortlich: Führungskraft. Übergeben Sie die erste komplett eigene Aufgabe. Wählen Sie eine, bei der Erfolg möglich ist.

Tag 60: die Latte höher legen

• Verantwortlich: Führungskraft. Gleichen Sie die Ziele aus Woche 1 ab und erweitern Sie die Verantwortung dort, wo sie verdient ist.
• Verantwortlich: HR. Prüfen Sie, ob die Schulungen abgeschlossen sind, und planen Sie den nächsten Schritt, der übernimmt, wenn das Onboarding endet.
• Verantwortlich: Buddy. Fahren Sie die täglichen Check-ins zurück, machen Sie aber deutlich, dass Sie weiter da sind. Unterstützung soll ausklingen, nicht verschwinden.

Tag 90: nach vorn blicken

• Verantwortlich: Führungskraft. Führen Sie das 90-Tage-Gespräch: wie es läuft, wie es der Person geht und welche Ziele im nächsten halben Jahr anstehen.
• Verantwortlich: HR. Schließen Sie die Checkliste formell ab und übergeben Sie an die normale Employee Journey.
• Verantwortlich: Führungskraft. Halten Sie fest, dass 90 Tage vergangen sind, und stellen Sie die Frage, die jeden künftigen Start besser macht: Was sollten wir beim nächsten Mal anders machen?

Checklisten für Kunden und Partner

Alles oben dreht sich um neue Mitarbeitende, denn das meinen die meisten, wenn sie eine Onboarding-Checkliste suchen. Dieselbe Denkweise, Phasen plus Verantwortliche, trägt aber jedes Mal, wenn jemand Neues von der Unterschrift bis zum tatsächlichen Erfolg kommen soll: ein Kunde, der Ihr Produkt kennenlernt, oder ein Partner, der Ihre Marke vertritt.

Die Aufgaben ändern sich, der Aufbau bleibt. Für Kunden und Partner ersetzen Sie HR durch Customer Success oder das Partnermanagement, und die Schulung dreht sich um Ihr Produkt und Ihre Prozesse statt um interne Tools. Sie möchten die drei Wege nebeneinander sehen? Die interaktive Timeline in unserem Onboarding-Leitfaden zeigt, wie die Reise für Mitarbeitende, Kunden und Partner aussieht, vom Preboarding bis Tag 90. Für den Partner-Weg enthält unser Leitfaden zum Partner-Onboarding zusätzlich eine eigene Checkliste.

So wird die Checkliste keine Papierübung

Hier das Unangenehme an Onboarding-Checklisten: Die meisten werden ein einziges Mal abgehakt, von der Person, die sie geschrieben hat, und landen dann in einem geteilten Laufwerk, in das niemand mehr schaut. Die Checkliste, die wirklich funktioniert, läuft von selbst.

Das ist ein Problem des Workflows, nicht des Willens, und es lässt sich praktisch lösen: Holen Sie die Checkliste aus dem Dokument in ein System, das sie ausführt. In einem LMS mit Automatisierung geht die Preboarding-Mail am Tag der Unterzeichnung raus. Die Schulungen werden in Woche 1 zugewiesen, ohne dass jemand daran denken muss. Die Umfrage geht an Tag 30 raus, jedes Mal, bei jedem Start. Für die Menschen bleibt, was nur Menschen können: die Gespräche der Führungskraft, die Mittagessen mit dem Buddy und die ehrlichen Check-ins, die kein Workflow ersetzt.

So denken wir bei Learnifier. Automatisieren Sie, was sich wiederholt, damit die Verantwortlichen auf dieser Liste ihre Zeit dort einsetzen, wo nur sie etwas ausrichten. Eine Checkliste, bei der HR 22 Aufgaben pro Neueinstellung manuell nachhält, funktioniert nicht mehr, sobald die Zahl der Neueinstellungen steigt. Eine Checkliste, bei der das System die Administration übernimmt und die Menschen die Beziehungen, wird dagegen mit jedem Start besser, weil die Nachverfolgung tatsächlich stattfindet.

Fangen Sie da an, wo Sie stehen. Nehmen Sie die Checkliste oben, tragen Sie echte Namen statt der Rollen ein und führen Sie sie bei der nächsten Einstellung notfalls von Hand durch. Automatisieren Sie danach, was wiederkehrt. Wenn Sie einen Vorsprung möchten: In unserem kostenlosen Leitfaden Preboarding und Onboarding: Schlüssel für einen großartigen Start liegen fertige Checklisten, die Sie noch diese Woche einsetzen können. Der erste Arbeitstag Ihres nächsten neuen Teammitglieds steht schon irgendwo in einem Kalender. Der beste Zeitpunkt, die Verantwortlichen festzulegen, ist jetzt.