Onboarding-Checkliste: Aufgaben nach Phase und Rolle

Was beim Start eines neuen Teammitglieds schiefgeht, ist selten kompliziert. Meist sind es Dinge wie der Laptop, den niemand bestellt hat, oder das Erwartungsgespräch, das nie stattgefunden hat. Alle waren sicher, dass sich jemand anderes darum kümmert.

Diese Checkliste ordnet jeder Aufgabe eine verantwortliche Rolle zu: 22 Aufgaben in vier Phasen, vom Preboarding bis Tag 90, und bei jeder steht, ob HR, Führungskraft, Buddy oder IT sie übernimmt. Kopieren Sie die Liste und tauschen Sie die Rollen gegen die Bezeichnungen aus, die in Ihrer Organisation üblich sind.

Warum braucht jede Aufgabe eine verantwortliche Person?

Eine Aufgabe, hinter der kein Name steht, ist erst einmal nur ein guter Vorsatz. Zum Plan wird die Liste, wenn jeder Punkt eine Person hat, und „das Team“ ist keine Person. Sind alle zuständig, bleibt die Aufgabe liegen, bis der oder die Neue selbst merkt, dass etwas fehlt. Dann ist der erste Eindruck schon gemacht.

Das größte Gewicht hat die Führungskraft. Laut Gallup bewerten neue Mitarbeitende ihr Onboarding 3,4-mal so häufig als Erfolg, wenn die Führungskraft aktiv daran beteiligt ist. Verlassen Sie sich also nicht darauf, dass ein ordentliches HR-Portal und alle Unterlagen als PDF diese Beteiligung ersetzen. Die Führungskraft muss wirklich präsent sein.

Vier Rollen teilen sich die Arbeit, und jede übernimmt das, was sie am besten kann:

• HR verantwortet den Prozess: Unterlagen, die passenden Schulungen, Folgebefragungen, und dass jede Neueinstellung dieselbe Qualität hat.
• Die Führungskraft verantwortet das Ergebnis: Erwartungen, Ziele, Feedback und die Beziehung, die darüber entscheidet, ob jemand bleibt.
• Der Buddy hilft beim Ankommen: die ungeschriebenen Regeln, die kleinen Fragen, ein menschliches Sicherheitsnetz.
• IT stellt den Zugang sicher: Geräte, Konten und Logins, die am ersten Tag funktionieren.

Wir bei Learnifier sehen das bei unseren eigenen Kunden: Die Struktur kommt aus der Checkliste, das Gelingen von den Menschen in den Rollen.

Warum die einzelnen Phasen so aufgebaut sind, lesen Sie in unserem Leitfaden zum Onboarding-Prozess. Hier geht es um das Wer und das Wann.

Vor Tag 1: die Preboarding-Checkliste

Zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag liegen oft mehrere Wochen, und gerade die geraten am leichtesten aus dem Blick, weil die neue Kollegin oder der neue Kollege ja noch gar nicht im Haus ist. Dabei ist die Vorfreude jetzt am größten, und Funkstille richtet in dieser Zeit den meisten Schaden an. Wer sechs Wochen lang nichts hört, beginnt am eigenen Entschluss zu zweifeln. Manche führen währenddessen weiter Vorstellungsgespräche.

Fünf Aufgaben decken das Wesentliche ab. Ausführlicher: unser Artikel darüber, was Preboarding ist und warum es sich auszahlt.

• Verantwortlich: HR. Innerhalb einer Woche nach der Unterschrift die Willkommensmail und die digitalen Einstellungsunterlagen verschicken, damit vor Tag 1 alles ausgefüllt und unterschrieben ist.
• Verantwortlich: IT. Geräte bestellen, Konten, E-Mail-Adresse und Zugriffsrechte einrichten. Vor dem Startdatum getestet und einsatzbereit.
• Verantwortlich: Führungskraft. Die neue Kollegin oder den neuen Kollegen anrufen, die erste Woche durchgehen und konkret beschreiben, wie Tag 1 ablaufen wird.
• Verantwortlich: Buddy. Einen kurzen persönlichen Gruß schicken, damit am ersten Morgen mindestens ein Gesicht vertraut ist.
• Verantwortlich: HR. Das Preboarding-Material verschicken: Willkommensvideo, Vorstellung des Teams und die praktischen Fragen, die sich wirklich jeder stellt, von der Kleiderordnung bis zum Parkplatz.

Um zwei dieser fünf Punkte muss niemand mehr denken. Sobald der Vertrag unterschrieben ist, liegen die Daten der neuen Mitarbeitenden bereits im HR-System. Ist das HR-System mit der Lernplattform verbunden, kann das Preboarding von dort aus starten: Die Willkommensmail geht noch am selben Tag hinaus, die Plattform schaltet Material und Schulungen zum passenden Zeitpunkt frei, und niemand muss im Kopf behalten, wer wann anfängt. Dafür brauchen Sie eine Integration zwischen den beiden Systemen und einen Ablauf, den Sie einmal einrichten. Rechnen Sie damit, dass ein Teil trotzdem von Hand erledigt wird.

Anrufen muss die Führungskraft weiterhin selbst, genau wie der Buddy seinen Gruß schreibt und die IT die Geräte bestellt und testet.

Checkliste für Tag 1

Am ersten Tag soll die neue Kollegin oder der neue Kollege abends nach Hause fahren und denken, das war die richtige Entscheidung. Mehr muss Tag 1 nicht leisten. Die Einweisung in die Richtlinien ist in einer Woche vergessen. Ob jemand am Empfang gewartet hat und ob das Login gleich funktioniert hat, bleibt hängen.

Halten Sie den administrativen Teil kurz und überlassen Sie den Rest des Tages dem Team. Acht Stunden Information nimmt niemand auf.

• Verantwortlich: Führungskraft. Das neue Teammitglied zu Beginn des Tages persönlich empfangen, herumführen und den engsten Kolleginnen und Kollegen vorstellen.
• Verantwortlich: IT. Erreichbar sein und prüfen, ob Computer, Logins und die wichtigsten Systeme funktionieren. Fällt etwas aus, innerhalb einer Stunde beheben.
• Verantwortlich: HR. Die restliche Administration: Gehaltsdaten, Richtlinien, Sicherheitsunterweisung und alles, was das Preboarding noch nicht abgedeckt hat.
• Verantwortlich: Buddy. Mit der neuen Kollegin oder dem neuen Kollegen zum Mittagessen gehen und die kleinen Fragen beantworten, mit denen niemand die Führungskraft behelligen möchte.

Checkliste für die erste Woche

In der ersten Woche sollte dem oder der Neuen klar werden, worum es in der Rolle geht. Nach Untersuchungen von Gallup weiß etwa die Hälfte aller Beschäftigten nicht genau, was bei der Arbeit von ihnen erwartet wird.

Oft beginnt die Verwirrung genau hier. Der Kalender ist voller Kennenlerntermine, und über das, was die Arbeit am Ende bewirken soll, hat noch niemand gesprochen. Ein richtiges Gespräch in dieser Woche erspart monatelanges Rätselraten.

• Verantwortlich: Führungskraft. Das Erwartungsgespräch führen: Was soll die Rolle beitragen, wie sieht ein gutes Ergebnis aus, und woran erkennen beide den Fortschritt?
• Verantwortlich: HR. Die Pflichtschulungen starten: Compliance, Sicherheit, die wichtigsten Tools der Stelle, am besten als kurze Module statt einer langen Sitzung.
• Verantwortlich: Führungskraft. Kennenlerntermine mit den Personen ansetzen, mit denen das neue Teammitglied am meisten zusammenarbeiten wird, innerhalb und außerhalb des Teams.
• Verantwortlich: Buddy. Sich jeden Tag kurz melden, und seien es fünf Minuten. Ein besonderer Anlass ist nicht nötig. Es geht darum, dass Nachfragen zur Gewohnheit wird.

Checkliste für Tag 30, 60 und 90

Der Empfang klappt meist. Was danach fehlt, ist die Begleitung: Die meisten Checklisten enden nach der ersten Woche, und viele neue Mitarbeitende fühlen sich vergessen, sobald die Willkommenswoche vorbei ist. Laut Gallup sagen nur 29 % der neu Eingestellten, dass sie sich nach dem Onboarding vollständig vorbereitet und unterstützt fühlen.

Teilen Sie die Zeit bis Tag 90 in drei Etappen mit je drei Aufgaben auf.

Tag 30: nachjustieren

• Verantwortlich: Führungskraft. Das 30-Tage-Gespräch. Feedback geben, Feedback einholen, den Plan anpassen.
• Verantwortlich: HR. Eine kurze Onboarding-Befragung, solange die Eindrücke frisch sind, um die nächste Neueinstellung besser zu machen.
• Verantwortlich: Führungskraft. Die erste Aufgabe oder das erste Projekt übergeben, das die neue Kollegin oder der neue Kollege allein verantwortet. Etwas wählen, das gelingen kann.

Tag 60: die Messlatte höher legen

• Verantwortlich: Führungskraft. Mit den Zielen aus der ersten Woche abgleichen und dort mehr Verantwortung übertragen, wo es bereits gut läuft.
• Verantwortlich: HR. Prüfen, ob die Schulungen abgeschlossen sind, und den nächsten Entwicklungsschritt nach dem Onboarding planen.
• Verantwortlich: Buddy. Seltener vorbeischauen, aber klar sagen, dass die Tür offen bleibt.

Tag 90: nach vorn schauen

• Verantwortlich: Führungskraft. Das 90-Tage-Gespräch: Leistung, Wohlbefinden, Ziele für die nächsten sechs Monate.
• Verantwortlich: HR. Die Onboarding-Checkliste formell abschließen und an die reguläre Employee Journey übergeben.
• Verantwortlich: Führungskraft. Die ersten drei Monate bewusst würdigen und eine Frage stellen, die die nächste Neueinstellung besser macht: Was sollten wir anders machen, wenn das nächste Mal jemand anfängt?

Onboarding-Checklisten für Kunden und Partner

Alles bisher bezieht sich auf das Onboarding von Mitarbeitenden, denn das meinen die meisten, die nach einer Checkliste suchen. Dieselbe Aufteilung in Phasen und Verantwortliche funktioniert aber genauso, wenn nach der Vertragsunterschrift ein Kunde Ihr Produkt kennenlernen oder ein Partner Ihre Marke vertreten soll.

Bei Kunden und Partnern tritt Customer Success oder das Partnermanagement an die Stelle von HR, und die Schulungen drehen sich um Ihr Produkt und Ihre Prozesse.

Die interaktive Zeitleiste in unserem Onboarding-Leitfaden zeigt die drei Varianten für Mitarbeitende, Kunden und Partner nebeneinander, vom Preboarding bis Tag 90. Für Partner hat unser Leitfaden zum Partner-Onboarding eine eigene Checkliste.

Wie verhindern Sie, dass die Checkliste zur Formsache wird?

Holen Sie alles, was sich automatisieren lässt, aus dem Dokument heraus und in die Lernplattform hinein. Sonst wird die Checkliste genau einmal abgehakt, von der Person, die sie geschrieben hat, und liegt danach in einem geteilten Ordner, den niemand mehr öffnet.

Die Grundlage dafür ist dieselbe Verbindung zwischen HR-System und Lernplattform wie im Preboarding. Steht der Ablauf einmal, bekommen neue Mitarbeitende ihre Schulungen in Woche 1 und die Befragung an Tag 30, ohne dass HR beides verschicken muss. Führungskraft und Buddy gewinnen dadurch Zeit für die Gespräche und das gemeinsame Mittagessen.

Muss HR 22 Aufgaben pro Neueinstellung von Hand nachhalten, geht das nur so lange gut, wie selten jemand anfängt. Deshalb stecken wir bei Learnifier die Arbeit in die Automatisierung dessen, was sich bei jeder Neueinstellung wiederholt, damit die Verantwortlichen Zeit für den Rest haben. Und Befragungsergebnisse sind mehr wert, wenn sie jedes Mal vorliegen, weil Sie dann sehen, was die nächste Neueinstellung braucht.

Fangen Sie mit dem an, was Sie haben. Nehmen Sie die Checkliste, setzen Sie echte Namen an die Stelle der Rollen, arbeiten Sie sie bei der nächsten Neueinstellung notfalls von Hand ab, und automatisieren Sie danach, was sich wiederholt.

Fertige Checklisten finden Sie in unserem kostenlosen Leitfaden Preboarding und Onboarding: Schlüssel für einen großartigen Start.

Der erste Tag der nächsten Neueinstellung steht bereits in irgendeinem Kalender. Tragen Sie die Namen in die Checkliste ein, bevor es so weit ist.