15 Preboarding-Tipps: So begeistern Sie Ihre neuen Mitarbeitenden!

Möchten Sie Top-Talente gewinnen, die schnell Mehrwert liefern und dem Unternehmen langfristig treu bleiben? Leider sind Sie damit nicht allein. Um solche Kandidaten zu gewinnen, müssen Sie etwas Wichtiges priorisieren. Laut aktuellen Berichten der Unternehmensberatung BCG sind Preboarding, Onboarding und Recruiting die entscheidendsten Bereiche des modernen HR. Da erfolgreiches Preboarding nachweislich Auswirkungen auf das Betriebsergebnis hat und die Employer Brand stärkt, ist es kein Wunder, dass führende Unternehmen wie Google, Facebook und IBM in diesem Bereich investieren.‍

Was genau ist Preboarding?

Preboarding ist Teil des Onboarding-Prozesses, läuft jedoch vor dem ersten Arbeitstag ab. In der Regel wird der Prozess unmittelbar nach der Vertragsunterzeichnung eingeleitet und läuft bis zum ersten Arbeitstag. Der Zweck besteht darin, eine sanfte Einführung in das Unternehmen und den Arbeitsplatz zu schaffen, während der neue Mitarbeiter engagiert und begeistert von seinem neuen Job bleibt.

‍Warum ist Preboarding so wichtig?

Immer mehr Unternehmen haben den Wert eines gründlichen Preboarding erkannt. Neben der Schaffung von Sicherheit und Vertrauen beim Mitarbeiter hat digitales Preboarding oft einen Schneeballeffekt. Jeder, der gerade einen neuen Job unterschrieben hat, ist höchstwahrscheinlich aufgeregt und möchte Freunden und Bekannten von der Stelle und dem Arbeitsplatz erzählen. Je mehr Informationen und Wissen sie über Ihr Unternehmen haben, desto größer ist die Chance, dass auch andere Talente Interesse zeigen. Kurz gesagt: Ein guter erster Eindruck ist eine großartige Investition.

15 Preboarding-Tipps für Ihre neuen Mitarbeiter

1. Aktuell informieren und begeistern

Nichts beruhigt so sehr wie gute Vorbereitung. Für viele ist es wichtig, sich bereits in dem Moment informiert zu fühlen, in dem sie das Büro betreten. Das bedeutet, dass es nie zu früh ist, vertieftes Wissen über Ihre Dienstleistungen, Produkte und das Unternehmensgeschehen zu teilen. Stellen Sie eine Einführung zusammen, die fünf Minuten nach der Vertragsunterzeichnung im Posteingang des Mitarbeiters landet – das ist eine E-Mail, die er mit Sicherheit lesen wird! Natürlich gibt es tausend Dinge durchzugehen, aber denken Sie an Qualität statt Quantität und investieren Sie in eine interessante, unterhaltsame und spannende Zusammenfassung. Das Letzte, was Sie wollen, ist, ein riesiges Dokument mit Informationen zu schicken, das Ihren neuen Superstar in die Flucht schlägt.‍

2. Unterhaltsam, aber relevant gestalten

Der Inhalt Ihres digitalen Preboarding ist begrenzt und der Prozess dauert nur kurze Zeit. Wählen Sie daher sorgfältig die wichtigsten Informationen über das Unternehmen und die Stelle aus und verleihen Sie dem Inhalt eine individuelle Note, die auf die jeweilige Person abgestimmt ist. Preboarding wird manchmal als „Fun Onboarding“ bezeichnet, da der primäre Zweck darin besteht, ein Gefühl der Zugehörigkeit und des Engagements zu schaffen. Denken Sie nur daran, dass unterhaltsame Inhalte auch informativ und relevant sein können.‍

3. Stilvoll begrüßen

Neue Gesichter, neue Routinen und nicht zuletzt Lampenfieber – der erste Arbeitstag ist für den Mitarbeiter in der Regel ein Tag mit gemischten Gefühlen. Wenn man der Neue in der Runde ist, kann alles etwas verwirrend sein und es kommt kaum etwas voran. Aber der eigentliche Sinn des Preboarding ist es, von Anfang an alles vertraut, angenehm und selbstverständlich erscheinen zu lassen. Ein persönlicher Videogruß ist eine einfache Möglichkeit, den Onboarding-Prozess anzukurbeln. Es ist üblich, dass der CEO des Unternehmens einen Gruß schickt, aber warum nicht das gesamte Team filmen und eine richtige Vorstellung machen? Vielleicht haben Sie bereits etwas über die persönlichen Interessen des Mitarbeiters erfahren. Nutzen Sie die Gelegenheit, ihm mit einer Flasche Champagner, einem Spa-Erlebnis oder ein paar Konzerttickets zum neuen Job zu gratulieren. Begrüßen Sie stilvoll und brechen Sie das Eis, bevor Sie sich persönlich treffen. ‍

4. Zeigen, was Sie besonders macht

Während des Preboarding können Sie wirklich die Seele Ihres Unternehmens offenbaren – vorzugsweise auf unterhaltsame Weise. Egal wie Sie sich präsentieren, sollten Sie sich auf all das konzentrieren, was Ihre Arbeitstage besonders macht. Hier können Sie auch zeigen, auf welche Weise der Mitarbeiter sein Fachwissen einbringen kann und welchen Unterschied es für das Unternehmen in der Zukunft machen wird. Eine effiziente Möglichkeit, sich vorzustellen und gleichzeitig Engagement zu wecken. Außerdem sagen einige Kandidaten in einem Moment der Begeisterung Ja zu einem Job, um ihre Entscheidung danach zu hinterfragen. Vielleicht sind sie dort, wo sie bereits sind, ziemlich komfortabel? Was, wenn der neue Chef nicht so gut ist wie der aktuelle? Betrachten Sie Preboarding als eine Möglichkeit, das positive Gefühl zu bestätigen, das der Mitarbeiter während des Recruiting-Prozesses bekommen hat.

5. Papierlos und unkompliziert gestalten

Personenbezogene Daten, Unternehmensrichtlinien, Vertraulichkeitsvereinbarungen und Bankdaten – bevor der Spaß beginnt, müssen Sie die weniger attraktiven Dinge erledigen. Aber schwere Dokumente, die geprüft, manuell unterzeichnet, gescannt und eingereicht werden müssen, hinterlassen kaum einen guten ersten Eindruck. Ein unkomplizierter Verwaltungsprozess hingegen schon. Halten Sie den Papierkram digital, einfach und persönlich und lassen Sie den Mitarbeiter sich vollständig auf seine eigene Rolle konzentrieren. Identifizieren Sie auch die Teile Ihres Unternehmens, die völlig generisch sind, und automatisieren Sie diese so weit wie möglich. Beispielsweise durch die sofortige Einrichtung der E-Mail-Konten des Mitarbeiters. Alles „Langweilige“ kann und sollte vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein.

6. Ein kurzes Interview führen

Während des Recruiting-Prozesses sind die meisten Bewerber vorsichtig, keine Negativität über das Unternehmen zu äußern oder Grenzen zu überschreiten. Aber die Wahrheit ist, dass jeder am Ende von etwas ehrlichem Feedback profitieren kann. Ein Online-Interview – vielleicht in Form eines Fragebogens – ist ein geschätztes Element im Preboarding-Prozess, da der Kandidat eine zusätzliche Möglichkeit erhält, Meinungen, Gedanken und Erwartungen zu äußern, bevor die Beschäftigung beginnt. Die Verwendung von Fragen, die frühere neue Mitarbeiter hatten, hat in der Regel eine beruhigende Wirkung. Die Antworten können Ihnen helfen, die Rolle des Mitarbeiters zu gestalten und den Weg für eine gute Arbeit zu ebnen.

7. Aktivitäten anregen

Videogrüße sind großartig, aber nichts schlägt wirklich die persönliche Begegnung. Alle neuen Mitarbeiter sind neugierig, wer ihre Kollegen sind, was sie in ihrer Freizeit tun und wie sie als Gruppe funktionieren. Um vom ersten Tag an Engagement zu schaffen, können Sie Mittagessen vorschlagen oder den neuen Kollegen zu Unternehmensveranstaltungen, Gruppentraining und Partys einladen, damit die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn mehr ist als nur Warten. Aktivitäten bringen Menschen zusammen und stärken den Teamgeist, während Funkstille jeden an seiner Entscheidung zweifeln lassen kann. Entspanntes Miteinander ist auch eine großartige Möglichkeit für den Mitarbeiter, ein Gefühl für die Unternehmenskultur zu entwickeln, was die Bindung hoffentlich weiter stärkt.

8. Einen Freund und einen Mentor bestimmen

Es ist wichtig, dass der Mitarbeiter das Preboarding als Motivator und nicht als Pflicht betrachtet, da die eigentliche Anstellung noch nicht begonnen hat. Unabhängig davon, wie Sie den Prozess gestalten, sollte der Mitarbeiter einen Mentor zur Verfügung haben, wenn unterwegs Fragen aufkommen. Auch ein Work Buddy wird in der Regel sehr geschätzt – jemand, der das Unternehmen in- und auswendig kennt und gerne Erfahrungen und Tipps teilt. Warum nicht jemanden aus dem zukünftigen Team des Mitarbeiters wählen, da sie sowieso viel miteinander zu tun haben werden?

9. Versprechen einhalten

Vielleicht haben Sie den Mitarbeiter ausgewählt, aber der Mitarbeiter hat sich auch entschieden, mit Ihnen zu arbeiten. Sie tragen gemeinsam die Verantwortung für Ihre zukünftige Zusammenarbeit. Beginnen Sie daher bereits während des Preboarding, Ihre Versprechen zu erfüllen. Beinhalten Ihre Markenwerte Begriffe wie Transparenz und Klarheit? Das ist nicht ungewöhnlich. Richten Sie einen Chat in Ihrem digitalen Tool ein, fördern Sie die Kommunikation und zeigen Sie dem Mitarbeiter, dass es sich nicht nur um leere Worte handelt. Indem Sie von Anfang an die richtigen Signale senden, werden Loyalitätsbande gestärkt. Eine weitere Möglichkeit, Glaubwürdigkeit zu schaffen, besteht darin, direktes Feedback zum Recruiting-Prozess einzuholen.

10. Die „große Tour“ anbieten

Vielleicht hat der Mitarbeiter das Büro bereits während des Recruiting-Prozesses gesehen, aber während des Preboarding sollten Sie ihn erneut einladen. Das Kennenlernen des physischen Raums hat eine sehr entspannende Wirkung, wenn man als Letzter dazukommt. Wenn Sie auch seinen Raum oder Arbeitsplatz vorbereitet und vielleicht eine persönliche Note hinzugefügt haben, lassen Sie keine Wünsche offen. Warum nicht den Besuch kurz vor dem ersten Arbeitstag digital planen?

11. Den großen Tag noch besonderer machen

Versetzen Sie sich in die Lage des Mitarbeiters, wenn der Countdown beginnt. Alles, was für Sie völlig selbstverständlich ist, kann für jemanden Neues genauso gut ein komplettes Rätsel sein. Wo parken Sie außerhalb Ihres Gebäudes? Wie checken Sie ein? Hat das Unternehmen einen Dresscode? Zeigen Sie, dass Sie auf Details achten, und stellen Sie dem Mitarbeiter einen digitalen Plan für die erste Zeit im Büro zur Verfügung. Je klarer die Richtlinien und je besser die Unterstützung, desto schneller können Sie Ihre gemeinsame Reise beginnen.

12. Besondere Sorgfalt bei internationalen Einstellungen

Talente finden sich in der ganzen Welt. Für ausländische Mitarbeiter ist der Onboarding-Prozess möglicherweise noch wichtiger als für jemanden, der im Inland den Job wechselt. Häufig beinhaltet eine neue Stelle einen kurzfristigen Umzug, was eine große Herausforderung ist. Sich gleichzeitig mit dem neuen Aufgabenbereich vertraut zu machen, kann wirklich überwältigend sein. Haben Sie ein spezielles Programm für internationale Einstellungen? Integrieren Sie es in Ihren digitalen Prozess und stellen Sie sicher, dass der Übergang so reibungslos wie möglich ist.

13. Eigenverantwortung übertragen

Preboarding geht über das Wohlbefühlen und Willkommen-Heißen des Mitarbeiters im Unternehmen hinaus. Es gibt viele wichtige Dinge kennenzulernen, um die Aufgabe vollständig zu erfassen. Hier ist es wichtig, dass das Preboarding nicht abschreckend wirkt. Eine Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, dem Mitarbeiter zu erlauben, die Prioritätenreihenfolge selbst zu bestimmen. Denken Sie daran: „Freiheit in Verantwortung“ ist aus gutem Grund ein beliebtes Prinzip…

14. Informationen sammeln

Die meisten dieser Tipps drehen sich um persönliche Verbindungen und die Aufrechterhaltung der Kommunikation nach der Vertragsunterzeichnung. Aber gute Daten sind auch eine Voraussetzung für die Optimierung Ihres Preboarding. Indem Sie dem Mitarbeiter kontinuierlich (aber nicht zu oft) ermöglichen, das Preboarding während seines ersten Jahres zu bewerten, können Sie nützliche Informationen darüber erhalten, welche Teile funktioniert haben und welche nicht. Diese Dokumentation hilft Ihnen, den Prozess zu verfeinern und sich weiter von der Konkurrenz abzuheben.

15. Preboarding (und Onboarding) mit Offboarding krönen

Niemand sieht gerne einen guten Mitarbeiter gehen, aber wir alle wissen, dass sehr wenige Menschen ihr ganzes Leben am selben Arbeitsplatz bleiben. Wenn Menschen innerhalb des ersten Jahres gehen, liegt es oft an mangelnder Kommunikation und fehlenden Follow-ups. Ein gut strukturiertes Preboarding (und Onboarding) verhindert dies häufig. Studien haben gezeigt, dass Unternehmen, die ihr Pre- und Onboarding durch Offboarding ergänzen, bis zu 15 Prozent derjenigen, die gegangen sind, wieder einstellen können. Gut zu wissen, wenn Sie langfristig denken.