15 preboarding-tips: Hvordan imponere dine nye ansatte!

Vil du tiltrekke topptalenter som skaper verdi raskt og velger å bli i selskapet på lang sikt? Dessverre er du ikke alene. For å tiltrekke deg slike kandidater, må du prioritere noe viktig. Ifølge ferske rapporter fra konsulentselskapet BCG er preboarding, onboarding og rekruttering de mest avgjørende delene av moderne HR. Ettersom vellykket preboarding har vist seg å påvirke bunnlinjen og styrke arbeidsgivermerket, er det ikke rart at ledende selskaper som Google, Facebook og IBM investerer i dette området.

Hva er preboarding?

Preboarding er en del av onboarding, men foregår som en prosess før første dag på kontoret. Vanligvis starter prosessen rett etter at kontrakten er signert og varer frem til første arbeidsdag. Målet er å gi en myk introduksjon til selskapet og arbeidsplassen, samtidig som den nyansatte forblir engasjert og spent på sin nye rolle.

Hvorfor er preboarding så viktig?

Flere og flere selskaper har innsett verdien av grundig preboarding. I tillegg til å skape trygghet og selvtillit hos medarbeideren, har digital preboarding ofte en positiv smitteeffekt. Alle som nettopp har signert en ny jobb, er sannsynligvis entusiastiske og ivrige etter å fortelle venner og bekjente om oppdraget og arbeidsplassen. Jo mer informasjon og kunnskap de har om din virksomhet, desto større er sjansen for at andre talenter også blir interesserte. Kort sagt: Et godt førsteinntrykk er en solid investering.

15 preboarding-tips for dine nye ansatte

1. Oppdater for å engasjere

‍Ingenting roer nervene som å være godt forberedt. For mange er det viktig å føle seg oppdatert i det øyeblikket de setter foten på kontoret, noe som betyr at det aldri er for tidlig å dele fordypet kunnskap om tjenestene dine, produktene dine og hva som skjer i selskapet. Sett sammen en introduksjon som lander i den ansattes innboks fem minutter etter at kontrakten er signert – dette er en e-post de garantert vil lese! Det er selvfølgelig tusen ting å gå gjennom, men tenk kvalitet fremfor kvantitet og sats på en interessant, morsom og spennende oppsummering. Det siste du vil er å sende et digert dokument som får din nye stjerne til å angre på hele valget.

2. Gjør det morsomt, men relevant

‍Innholdet i din digitale preboarding er begrenset, og prosessen varer bare en kort periode. Derfor bør du nøye velge ut den viktigste informasjonen om selskapet og stillingen, og så tilpasse innholdet etter hvem du snakker til. Preboarding kalles noen ganger for "morsom onboarding", fordi hovedformålet er å skape en følelse av tilhørighet og engasjement. Husk bare at morsomme ting også kan være informative og relevante.

3. Hils med stil

‍Nye ansikter, nye rutiner og ikke minst prestasjonsangst – første dag på jobb er vanligvis en følelsesmessig berg-og-dal-bane for den ansatte. Når man er den nye, kan alt føles litt forvirrende, og det er ikke sikkert man får gjort så mye. Men hele poenget med preboarding er at alt skal føles kjent, trygt og naturlig fra start. En personlig videohilsen er en enkel måte å kickstarte onboarding-prosessen på. Det er vanlig at administrerende direktør sender en hilsen, men hvorfor ikke filme hele teamet og lage en ordentlig introduksjon? Kanskje vet du allerede noe om den ansattes personlige interesser. Benytt anledningen til å gratulere med jobben med en flaske champagne, en spaopplevelse eller billetter til en musikal. Si hei med stil og bryt isen før dere møtes ansikt til ansikt.

4. Vis hva som gjør dere unike

‍Under preboardingen kan du virkelig vise selskapets sjel – gjerne på en underholdende måte. Uansett hvordan du velger å presentere dere, bør du fokusere på alt som gjør arbeidsdagen spesiell. Her kan du også vise hvordan den ansatte kan bidra med sin ekspertise, og hvilken forskjell det vil gjøre for selskapet i fremtiden. En effektiv måte å både presentere hvem dere er og skape engasjement. Dessuten hender det at kandidater takker ja til en jobb i et øyeblikk av begeistring, for så å begynne å tvile. Kanskje har de det ganske bra der de er? Hva om den nye sjefen ikke er like bra som den gamle? Se på preboarding som en mulighet til å bekrefte den positive følelsen kandidaten hadde i rekrutteringsprosessen.

5. Hold det papirløst og enkelt

‍Personopplysninger, retningslinjer, taushetserklæringer og bankinformasjon før moroa begynner, må det kjedelige på plass. Men tunge dokumenter som må leses, signeres manuelt, skannes og sendes inn gir sjelden et godt førsteinntrykk. En enkel administrativ prosess derimot, gjør det. Hold papirarbeidet digitalt, enkelt og personlig, og la den ansatte fokusere fullt på sin nye rolle. Identifiser også hvilke deler av prosessen som er helt generiske, og automatiser disse så mye som mulig. For eksempel opprett e-postkonto med en gang. Alt det "kjedelige" bør være ferdig før første arbeidsdag.

6. Gjør et kort intervju

‍Under rekrutteringsprosessen er de fleste jobbsøkere forsiktige med å være kritiske eller si noe feil. Men sannheten er at alle har godt av litt ærlig tilbakemelding. Et digitalt intervju – kanskje i form av et spørreskjema – er et verdifullt innslag i preboardingen, fordi den nyansatte får en ekstra mulighet til å dele tanker, meninger og forventninger før jobben starter. Å bruke spørsmål tidligere nyansatte har hatt, har ofte en beroligende effekt. Svarene kan hjelpe deg å tilpasse rollen og legge til rette for en god start.

7. Oppmuntre til aktivitet

‍Videohilsener er fine, men ingenting slår fysiske møter. Alle nye ansatte er nysgjerrige på hvem kollegene er, hva de driver med på fritiden og hvordan gruppedynamikken fungerer. For å skape engasjement fra dag én, kan du foreslå lunsjmøter eller invitere den nye kollegaen til bedriftsarrangementer, gruppetrening eller fester, slik at tiden mellom kontraktsignering og oppstart ikke bare blir venting. Aktiviteter bygger fellesskap og styrker lagånden, mens stillhet får mange til å tvile. Uformell sosialisering gir også innblikk i bedriftskulturen, og styrker engasjementet ytterligere.

8. Velg en fadder og en mentor

‍Det er viktig at preboarding føles motiverende og ikke som en plikt, siden selve arbeidsforholdet ikke har begynt ennå. Uansett hvordan du designer prosessen, bør den ansatte ha en mentor tilgjengelig ved spørsmål. I tillegg er en fadder ofte høyt verdsatt – en person som kjenner bedriften godt og gjerne deler erfaringer og tips. Hvorfor ikke velge noen fra teamet den ansatte skal jobbe i?

9. Hold det du lover

‍Du har kanskje valgt den ansatte, men vedkommende har også valgt å jobbe hos deg. Dere har et felles ansvar for samarbeidet. Start derfor med å innfri dine løfter allerede i preboarding-fasen. Inneholder verdigrunnlaget deres ord som åpenhet og tydelighet? Det er ikke uvanlig. Opprett en chat i det digitale verktøyet dere bruker, oppmuntre til kommunikasjon og vis at det ikke bare er tomme ord. Å sende de riktige signalene tidlig styrker lojaliteten. Et annet grep for troverdighet er å be om ærlig tilbakemelding på rekrutteringsprosessen.

10. Tilby “den store rundturen”

‍Kanskje den ansatte allerede har sett kontoret under intervjuet, men i preboarding-fasen bør du invitere på nytt. Å bli kjent med lokalene virker beroligende, spesielt for den som er sist inn. Har du i tillegg forberedt kontorplassen og lagt til en personlig detalj, er det lite som mangler. Hvorfor ikke sette opp et digitalt møte rett før første dag?

11. Gjør første dag ekstra spesiell

‍Sett deg i den ansattes sted når nedtellingen starter. Alt som er selvsagt for deg, kan være totalt ukjent for en nyansatt. Hvor parkerer man? Hvordan sjekker man inn? Finnes det en kleskode? Vis at du tenker på detaljene og send en digital plan for første arbeidsdag. Jo tydeligere retningslinjer og bedre støtte, desto raskere kan reisen deres sammen begynne.

12. Vær ekstra nøye ved internasjonal rekruttering

‍Talenter finnes over hele verden. For utenlandske ansatte er onboarding kanskje enda viktigere enn for de som bytter jobb lokalt. Ofte innebærer ny jobb flytting på kort varsel, noe som er en stor utfordring. Å bli kjent med rollen samtidig kan føles overveldende. Har dere et eget program for internasjonal rekruttering? Inkluder det i den digitale prosessen og gjør overgangen så smidig som mulig.

13. Overlat styringen

‍Preboarding handler om mer enn å få den ansatte til å føle seg hjemme. Det er mye viktig informasjon å sette seg inn i for å forstå rollen fullt ut. Her er det viktig at preboardingen ikke oppleves som overveldende. La derfor den ansatte selv prioritere hva de vil ta tak i først. Husk at “frihet under ansvar” er et populært prinsipp av en grunn…

14. Samle informasjon

‍De fleste tipsene handler om personlig kontakt og løpende kommunikasjon etter kontraktssignering. Men god gammeldags data er også viktig for å optimalisere preboardingen. Ved å jevnlig (men ikke for ofte) la medarbeideren evaluere prosessen det første året, får du nyttig innsikt i hva som har fungert – og ikke. Denne dokumentasjonen hjelper deg med å forbedre prosessen og skille deg ut fra konkurrentene.

15. Fullfør preboarding (og onboarding) med offboarding

‍Ingen liker å miste en god ansatt, men vi vet at de færreste blir på samme arbeidsplass livet ut. Når folk slutter innen det første året, skyldes det ofte manglende kommunikasjon og oppfølging. En god strukturert preboarding (og onboarding) kan forhindre dette. Studier har vist at selskaper som også inkluderer offboarding i prosessen, kan klare å reansette opptil 15 prosent av dem som har sluttet. Greit å vite – hvis du tenker langsiktig.