15 preboardingtips: Hur du imponerar på dina nyanställda!

Vill du attrahera topptalanger som snabbt levererar värde och väljer att stanna långsiktigt i företaget? Tyvärr är du inte ensam. För att locka sådana rekryter behöver du prioritera något viktigt. Enligt färska rapporter från konsultföretaget BCG är preboarding, onboarding och rekrytering de mest avgörande delarna av modern HR. Eftersom framgångsrik preboarding visar sig ha en effekt på resultatet och stärker arbetsgivarvarumärket, är det inte konstigt att ledande företag som Google, Facebook och IBM investerar i detta område.

Vad är preboarding?

Preboarding är en del av onboarding, men sker som en process innan första dagen på kontoret. Vanligtvis inleds processen direkt efter att kontraktet skrivits på och pågår fram till första arbetsdagen. Syftet är att skapa en mjuk introduktion till företaget och arbetsplatsen, samtidigt som den nya medarbetaren hålls engagerad och entusiastisk över sitt nya jobb.

Varför är preboarding så viktigt?

Allt fler företag har insett värdet av grundlig preboarding. Förutom att skapa trygghet och självförtroende hos medarbetaren har digital preboarding ofta en dominoeffekt. Den som just har skrivit på ett nytt jobb är med stor sannolikhet exalterad och ivrig att berätta för vänner och bekanta om uppdraget och arbetsplatsen. Ju mer information och kunskap de har om din verksamhet, desto större är chansen att andra talanger också blir intresserade. Kort sagt, ett gott första intryck är en fantastisk investering.

15 preboarding-tips för dina nya medarbetare

1. Uppdatera för att engagera

‍Inget lugnar nerverna som att vara väl förberedd. För många är det viktigt att känna sig uppdaterade så fort de sätter sin fot på kontoret, vilket betyder att det aldrig är för tidigt att dela fördjupad kunskap om dina tjänster, produkter och vad som händer i företaget. Sätt ihop en introduktion som landar i medarbetarens inkorg fem minuter efter att kontraktet är påskrivet – detta är ett mejl de garanterat kommer läsa! Visst finns det tusen saker att gå igenom, men tänk kvalitet framför kvantitet och satsa på en intressant, rolig och spännande sammanfattning. Det sista du vill är att skicka ett jätte­dokument med information som får din nya stjärna att vilja fly fältet.

2. Gör det roligt men relevant

‍Innehållet i din digitala preboarding är begränsat och processen pågår bara under en kort tid. Därför bör du noggrant välja ut den viktigaste informationen om företaget och tjänsten, och därefter sätta en individuell prägel på innehållet beroende på vem du pratar med. Preboarding kallas ibland för "rolig onboarding", eftersom huvudsyftet är att skapa en känsla av tillhörighet och engagemang. Kom bara ihåg att roliga saker också kan vara informativa och relevanta.

3. Hälsa med stil

‍Nya ansikten, nya rutiner och inte minst prestationsångest – första dagen på jobbet är ofta en känslomässig berg- och dalbana för medarbetaren. När man är "den nya" kan allt kännas förvirrande och det är inte säkert att så mycket blir gjort. Men hela poängen med preboarding är att få allt att kännas bekant, tryggt och självklart från början. En personlig videohälsning är ett enkelt sätt att kickstarta onboarding-processen. Det är vanligt att företagets VD skickar en hälsning, men varför inte filma hela teamet och göra en ordentlig presentation? Kanske har du redan fått reda på medarbetarens personliga intressen. Ta tillfället i akt att gratulera till jobbet med en flaska bubbel, en spaupplevelse eller ett par musikalbiljetter. Säg hej med stil och bryt isen innan ni ens träffas IRL.

4. Visa vad som gör dig unik

‍Under preboardingen kan du verkligen visa företagets själ – gärna på ett underhållande sätt. Oavsett hur du väljer att presentera dig bör du fokusera på allt som gör dina dagar speciella. Här kan du också visa på vilket sätt medarbetaren kan bidra med sin expertis och vilken skillnad det kommer göra för företaget i framtiden. Ett effektivt sätt att både visa vilka ni är och skapa engagemang. Dessutom händer det att kandidater tackar ja till ett jobb i ett ögonblick av eufori, för att sedan börja ifrågasätta sitt beslut. Kanske har de det rätt bra där de är? Tänk om den nya chefen inte är lika bra som den gamla? Se preboarding som ett tillfälle att bekräfta den positiva känslan medarbetaren fick under rekryteringsprocessen.

‍5. Håll det pappersfritt och enkelt

‍Personuppgifter, företagspolicyer, sekretessavtal och bankuppgifter – innan det roliga börjar måste du ta tag i det tråkiga. Men tunga dokument som ska läsas igenom, skrivas under manuellt, skannas och skickas in ger knappast ett bra första intryck. En smidig administrativ process, däremot, gör det. Håll pappersarbetet digitalt, enkelt och personligt, och låt medarbetaren fokusera helt på sin egen roll framåt. Identifiera också de delar av verksamheten som är helt generiska och automatisera dessa så mycket som möjligt. Som att sätta upp medarbetarens e-postkonto direkt. Allt "tråkigt" kan och bör vara avklarat innan första dagen.

6. Gör en snabbintervju

‍Under rekryteringsprocessen är de flesta arbetssökande noga med att inte uttrycka negativitet om företaget eller gå över gränsen. Men sanningen är att alla kan ha nytta av lite ärlig återkoppling till slut. En digital intervju – kanske i form av ett frågeformulär – är ett uppskattat inslag i preboarding-processen, eftersom den nyanställde får ytterligare en möjlighet att uttrycka åsikter, tankar och förväntningar innan anställningen börjar. Att använda frågor som tidigare nyanställda har haft brukar ha en lugnande effekt. Svaren kan hjälpa dig att anpassa medarbetarens roll och bana väg för ett väl utfört jobb.

7. Uppmuntra till aktivitet

‍Videohälsningar i all ära, men inget slår det fysiska mötet. Alla nya medarbetare är nyfikna på vilka kollegorna är, vad de gör på fritiden och hur de fungerar som grupp. För att skapa engagemang från dag ett kan du föreslå lunchmöten eller bjuda in den nya kollegan till företagsevent, gruppträning och fester, så att tiden mellan kontraktsskrivning och jobbstarten blir mer än bara väntan. Aktiviteter för människor samman och stärker lagandan, medan radiotystnad får vem som helst att börja tvivla på sitt beslut. Avslappnat umgänge är också ett bra sätt för medarbetaren att få en känsla för företagskulturen, vilket förhoppningsvis förstärker engagemanget ytterligare.

8. Välj en kompis och en mentor

‍Det är viktigt att medarbetaren ser preboardingen som en motivationshöjare snarare än ett måste, eftersom den faktiska anställningen ännu inte börjat. Oavsett hur du utformar processen bör medarbetaren ha en mentor tillgänglig om det dyker upp frågor längs vägen. Dessutom är en jobbkompis ofta mycket uppskattad – någon som kan företaget utan och innan och gärna delar med sig av erfarenheter och tips. Varför inte välja någon från medarbetarens framtida team, eftersom de ändå kommer ses ofta?

9. Lev upp till dina löften

‍Du kanske har valt medarbetaren, men medarbetaren har också valt att arbeta med dig. Ni har ett gemensamt ansvar för ert framtida samarbete. Börja därför infria dina löften redan under preboardingen. Ingår ord som transparens och tydlighet i era varumärkesvärden? Det är inte direkt ovanligt. Sätt upp en chatt i ert digitala verktyg, uppmuntra till kommunikation och visa medarbetaren att det inte bara är tomt prat (no pun intended). Genom att skicka rätt signaler från början stärks lojaliteten garanterat. Ett annat sätt att skapa trovärdighet är att be om direkt feedback på rekryteringsprocessen.

10. Erbjud “den stora rundturen”

‍Kanske har medarbetaren redan sett kontoret under rekryteringsprocessen, men under preboardingen bör du bjuda in igen. Att få bekanta sig med den fysiska miljön har en mycket lugnande effekt när man är sist in. Om du dessutom har förberett arbetsplatsen och kanske adderat en personlig touch, lämnar du inte mycket att önska. Varför inte boka in besöket digitalt strax innan första arbetsdagen?

11. Gör den stora dagen extra speciell

‍Sätt dig in i medarbetarens situation när nedräkningen börjar. Allt som är självklart för dig kan vara ett totalt frågetecken för någon ny. Var parkerar man utanför byggnaden? Hur checkar man in? Finns det någon klädkod? Visa att du är uppmärksam på detaljer och ge medarbetaren en digital plan för första dagen på kontoret. Ju tydligare riktlinjer och bättre stöd, desto snabbare kan ni börja er gemensamma resa framåt.

12. Var extra noggrann vid internationella rekryteringar

‍Talanger finns över hela världen. För utländska medarbetare är onboarding-processen kanske ännu viktigare än för den som byter jobb på hemmaplan. Många gånger innebär en ny tjänst att man måste flytta med kort varsel – vilket är en stor utmaning. Att samtidigt sätta sig in i uppdraget kan vara överväldigande. Har du ett särskilt program för internationell rekrytering? Involvera det i den digitala processen och se till att övergången blir så smidig som möjligt.

13. Överlämna kontrollen

‍Preboarding handlar om mer än att få medarbetaren att känna sig hemma och välkommen på företaget. Det finns massor av viktiga saker att sätta sig in i för att förstå uppdraget fullt ut. Här är det viktigt att preboardingen inte börjar kännas avskräckande. Ett sätt att undvika det är att låta medarbetaren själv bestämma prioritetsordningen. Kom ihåg – "frihet under ansvar" är ett populärt uttryck av en anledning…

14. Samla information

‍De flesta av dessa tips handlar om personlig kontakt och att hålla kommunikationen levande efter kontraktsskrivning. Men gammal hederlig data är också en förutsättning för att optimera preboardingen. Genom att kontinuerligt (men inte för ofta) låta medarbetaren utvärdera preboardingen under sitt första arbetsår, får du värdefull information om vilka delar som fungerat eller inte. Denna dokumentation hjälper dig att finslipa processen och ytterligare särskilja dig från konkurrenterna.

15. Toppa din preboarding (och onboarding) med offboarding

‍Ingen gillar att se en bra medarbetare gå vidare, men vi vet alla att väldigt få människor stannar på samma arbetsplats hela livet. När personer slutar inom det första året handlar det ofta om brist på kommunikation och uppföljning. En välstrukturerad preboarding (och onboarding) motverkar ofta detta. Studier har visat att företag som kompletterar sin pre- och onboarding med offboarding kan lyckas återanställa upp till 15 procent av dem som har slutat. Bra att veta om du tänker långsiktigt.

‍