LMS-Anforderungen: Checkliste, Vorlage und Auswahlkriterien

Die meisten LMS-Beschaffungen scheitern nicht an zu wenigen Fragen, sondern an zu vielen. Manche Vorlagen enthalten Hunderte von Fragen, und was dann passiert, ist absehbar: Die Anbieter antworten mit Standardtextbausteinen, Ihr Team versinkt in Antworten, die sich nicht vergleichen lassen, und am Ende entscheidet doch das Bauchgefühl.

Hier finden Sie keinen weiteren Ratgeber, sondern eine Arbeitshilfe, die Sie direkt einsetzen können. Sie erhalten eine Ausschreibungsunterlage zum Herunterladen mit rund 50 Fragen, bei denen sich die Anbieter tatsächlich unterscheiden, und dazu eine gewichtete Bewertungsmatrix, mit der Sie die Antworten fair bewerten. Stehen Sie noch am Anfang und klären gerade erst Ihre LMS-Anforderungen, beginnen Sie am besten mit unserem Leitfaden zur Auswahl des richtigen LMS für Ihr Unternehmen oder, bei größeren Organisationen, mit unserem Leitfaden dazu, wie Sie ein Enterprise-LMS auswählen. Sobald Sie Ihre Fragen an die Anbieter schicken möchten, kommen Sie hierher zurück.

Die Vorlage herunterladen: Checkliste und Ausschreibungsunterlage

Die Vorlage als docx herunterladen. Sie enthält alles, was Sie für eine strukturierte LMS-Beschaffung brauchen:

• Ein Deckblatt und eine Anleitung, die Sie in wenigen Minuten anpassen
• Zwei Abschnitte, die Sie selbst ausfüllen: der Hintergrund Ihrer Organisation sowie Ihre Ziele und Use Cases
• Acht Fragenabschnitte zu Funktionalität, Technik, Sicherheit, Implementierung, Support, Preis, Exit-Bedingungen und Anbieterhintergrund
• Eine gewichtete Bewertungsmatrix mit vorgeschlagenen Standardgewichtungen, mit der Sie drei Anbieter direkt vergleichen können

Die Vorlage liegt bewusst als bearbeitbare docx-Datei vor. Streichen Sie Fragen, die für Sie nicht relevant sind, ergänzen Sie fehlende und passen Sie das Dokument an Ihre Organisation an. Je kürzer und präziser die Ausschreibung, desto besser die Antworten. Jede Frage, die Sie streichen, spart Ihnen Lesezeit, und zwar bei jedem angefragten Anbieter aufs Neue.

Anforderungskatalog, RFI und Ausschreibung: Was ist der Unterschied?

Der Anforderungskatalog (auch Lastenheft genannt) ist Ihr internes Dokument. Darin halten Sie fest, was die Plattform leisten muss, für wen und warum. Mit einem RFI (Request for Information) fragen Sie früh und informell bei einem größeren Kreis von Anbietern an, um sich einen Marktüberblick zu verschaffen und eine Shortlist zu bilden. Die Ausschreibungsunterlage, im Englischen RFP (Request for Proposal), geht dann formell an diese Shortlist: mit konkreten Fragen, einer Frist und einem festgelegten Verfahren, nach dem Sie die Antworten vergleichen.

Sie brauchen nicht immer alle drei. Für eine kleinere Anschaffung reichen oft ein solider Anforderungskatalog und ein paar gut vorbereitete Demos. Eine formelle Ausschreibung lohnt sich, wenn sich mehrere Stakeholder einigen müssen, wenn Vergaberegeln gelten oder wenn der Vertrag so groß ist, dass Sie eine Fehlentscheidung jahrelang spüren würden. Wissen Sie noch nicht genau, was ein LMS für Sie überhaupt leisten soll, klären Sie zuerst die Grundlagen, bevor Sie Anforderungen formulieren.

LMS-Anforderungen definieren: erst die Anforderungen, dann die Fragenliste

Legen Sie Ihre eigenen Anforderungen fest, bevor Sie auch nur eine Frage an einen Anbieter formulieren. Die meisten Teams überspringen diesen Schritt, dabei hängt gerade von ihm ab, ob die Ausschreibung überhaupt funktioniert.

Arbeiten Sie mit zwei Spalten. Must-have heißt: Erfüllt die Plattform dieses Kriterium nicht, scheidet sie aus. Nice-to-have heißt: Das Kriterium bringt Punkte in der Matrix, ist aber kein Ausschlussgrund. Ordnen Sie dabei ehrlich zu. Erklären Sie alles zum Must-have, taugt die Einteilung nichts mehr, und am Ende vergleichen Sie Anbieter anhand von Funktionen, die nach dem zweiten Monat niemand mehr nutzt.

Dabei hilft Folgendes:

• Knüpfen Sie jede Anforderung an einen konkreten Use Case. „SSO über unseren Identity Provider, weil die IT es verlangt“ ist eine Anforderung. „KI-Funktionen“ ist keine, solange Sie nicht sagen können, welches Problem sie lösen sollen.
• Fragen Sie die Menschen, die täglich mit der Plattform arbeiten werden: die Administratoren, die Kurse aufbauen, und die Teilnehmenden, die sie absolvieren. Was diese Menschen im Alltag stört, sagt mehr aus als jede Funktionsvergleichstabelle.
• Begrenzen Sie Ihre Must-haves. Umfasst die Liste mehr als etwa zehn Punkte, sind darunter Nice-to-haves, die sich als Must-haves ausgeben.

Ihre Must-haves entscheiden, welche Anbieter überhaupt in die Matrix kommen. In der Matrix bewerten Sie dann, wie gut jeder Anbieter diese Must-haves und Ihre Nice-to-haves erfüllt. Das ist schon das ganze Prinzip.

LMS-Auswahlkriterien: So funktioniert die gewichtete Bewertungsmatrix

Gewichten Sie Ihre Kriterien, bevor die Antworten eintreffen. Wer alles gleich gewichtet, landet am Ende bei der Plattform mit der längsten Funktionsliste statt bei der, die tatsächlich genutzt wird. Die gewichtete Matrix verhindert das, vorausgesetzt, Sie einigen sich auf die Gewichtungen, bevor die Anbieterantworten vorliegen. Werden die Gewichtungen erst nachträglich festgelegt, fallen sie erfahrungsgemäß zugunsten des jeweiligen Favoriten aus.

So funktioniert es:

1. Einigen Sie sich auf Ihre Kriterien und geben Sie jedem eine prozentuale Gewichtung. Die Gewichtungen müssen zusammen 100 % ergeben.
2. Wenn die Antworten eintreffen, bewerten Sie jeden Anbieter pro Kriterium mit 1 bis 5 Punkten.
3. Multiplizieren Sie jede Punktzahl mit ihrer Gewichtung und addieren Sie die Ergebnisse pro Spalte. Die gewichtete Gesamtsumme beträgt maximal 5,0.

Die Matrix enthält vorgeschlagene Standardgewichtungen: Benutzerfreundlichkeit und funktionale Abdeckung wiegen am schwersten, gefolgt von Sicherheit und Support, dann Integrationen und Preis und zuletzt Implementierung und Exit-Bedingungen. Verstehen Sie die Standardwerte als Ausgangspunkt, nicht als feste Vorgabe. Eine stark regulierte Organisation wird Sicherheit höher gewichten. Wer L&D allein verantwortet, gewichtet Benutzerfreundlichkeit vielleicht noch stärker. Entscheidend sind weniger die genauen Zahlen als die Tatsache, dass Sie sich offen darüber gestritten haben, bevor die Antworten Sie beeinflussen konnten.

Welche Abschnitte enthält die Vorlage?

Die Vorlage besteht aus zehn Abschnitten und der Bewertungsmatrix. Die ersten beiden füllen Sie selbst aus, die übrigen enthalten Fragen an die Anbieter.

1. Über Ihre Organisation und den Umfang. Wer Sie sind, wie viele Teilnehmende und Administratoren die Plattform nutzen werden und wie Ihr Zeitplan aussieht. Anbieter geben bessere Antworten, wenn sie wissen, wer fragt.
2. Ziele und Use Cases. Was Sie erreichen wollen und wofür Sie die Plattform einsetzen: Onboarding, Compliance Training, Kunden- und Partnerschulungen, Kompetenzentwicklung.
3. Funktionale Anforderungen. Wie Sie Kurse erstellen, bereitstellen, automatisieren und auswerten.
4. Technische Anforderungen und Integrationen. API, SSO, HR-System-Synchronisierung, E-Learning-Standards wie SCORM, xAPI und cmi5.
5. Sicherheit und Datenspeicherung. Wo Daten gespeichert werden und wer darauf zugreifen kann (mehr dazu unten).
6. Implementierung und Onboarding. Wie der Weg von der Unterschrift bis zum ersten Live-Kurs wirklich aussieht.
7. Support und Partnerschaft. Wer ans Telefon geht, wenn etwas nicht funktioniert, und wie schnell.
8. Preis und Gesamtbetriebskosten. Alle Kosten, auch die, die auf keiner Preisseite stehen.
9. Exit und Datenportabilität. Die Bedingungen für Ihren Ausstieg, verhandelt, solange Sie noch Verhandlungsspielraum haben.
10. Anbieterhintergrund und Referenzen. Eigentumsverhältnisse, Stabilität und Referenzkunden in einer ähnlichen Lage, die Sie anrufen können.

Sicherheit und Datenspeicherung: Fragen, die jeder Einkäufer stellen sollte

Für diesen Abschnitt müssen Sie kein Sicherheitsexperte sein. Es reichen ein paar klare Fragen und die Hartnäckigkeit, auf klaren Antworten zu bestehen.

Fragen Sie, wo Ihre Daten physisch liegen und welchem Recht der Hosting-Anbieter unterliegt. Für europäische Organisationen gehört die Frage nach EU-Hosting bei jedem Anbieter auf Ihrer Liste zum Pflichtprogramm, denn der Speicherort bestimmt, welche Gesetze für die Daten gelten. Fragen Sie außerdem, wem die Daten gehören (die Antwort sollte unmissverständlich lauten: Ihnen), welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind und wo diese die Daten verarbeiten und wie der Anbieter seine Pflichten aus der DSGVO konkret erfüllt: Auftragsverarbeitungsvertrag, Betroffenenanfragen, Löschung.

Lassen Sie sich dann Belege zeigen, statt sich mit schönen Worten zufriedenzugeben. Welche Sicherheitsstandards setzt der Anbieter um, und was kann er Ihnen zeigen: Auditberichte, Zusammenfassungen von Penetrationstests, einen Incident-Response-Prozess mit verbindlichen Meldefristen? Wie klar ein Anbieter diese Fragen schriftlich beantwortet, sagt Ihnen auch viel darüber, wie er sich später als Partner verhalten wird.

Fragen zu Integrationen und technischer Architektur

Kein LMS arbeitet isoliert. Es muss an Ihren Identity Provider angebunden werden, meist auch an Ihr HR-System und unter Umständen an Ihr CRM. Im technischen Abschnitt der Vorlage geht es vor allem um vier Punkte: ob es eine dokumentierte, offene API gibt und was sie kann, welche SSO-Standards unterstützt werden, wie Nutzer automatisch angelegt und deaktiviert werden und welche E-Learning-Standards (SCORM, xAPI, cmi5) die Plattform importieren und exportieren kann.

Ein Tipp aus der Praxis: Lassen Sie sich nicht nur bestätigen, dass eine Integration „möglich“ ist, sondern bitten Sie die Anbieter, eine bestehende Integration mit einem vergleichbaren System zu beschreiben. Möglich ist fast alles. Entscheidend ist, wie viel davon sofort funktioniert und wie viel zum Beratungsprojekt wird.

Fragen zu Support und Implementierung

Zwei Plattformen mit identischen Funktionslisten können sich im Alltag völlig unterschiedlich bewähren, und meistens liegt der Unterschied genau hier. In der Vorlage beschreiben die Anbieter einen typischen Implementierungszeitplan von der Unterschrift bis zum ersten Live-Kurs und geben an, welche Leistungen inklusive sind und was extra berechnet wird, mit wem aus ihrem Team Sie zusammenarbeiten und welche Schulung Ihre Administratoren erhalten.

Beim Support fragt die Vorlage bewusst konkret nach: welche Kanäle und Servicezeiten, welche Sprachen, ob Reaktionszeiten vertraglich zugesichert sind und ob Sie eine feste Ansprechperson bekommen oder in einer Ticket-Warteschlange landen. Bei Learnifier erreichen Sie direkt echte Menschen, darauf ist unser ganzes Modell aufgebaut. Wir sind hier also nicht neutral und finden gerade deshalb, dass dieser Abschnitt mehr Gewicht verdient, als die meisten Einkäufer ihm beimessen. In unserer Standardmatrix fließt der Support daher mit 15 % ein. Messen Sie jeden Anbieter, auch uns, an dem, was er schriftlich zusagt.

Was nach der Unterschrift passiert und wie der Rollout gelingt, lesen Sie in der Checkliste für die LMS-Implementierung.

Exit-Klauseln und Datenportabilität: Schützen Sie Ihre nächste Migration

Verhandeln Sie die Ausstiegsbedingungen vor der Unterschrift, solange Sie noch am längeren Hebel sitzen und der Anbieter um Sie wirbt. Weil beim Einstieg niemand an den Ausstieg denken mag, fehlt diese Klausel so oft. Nach der Unterschrift verhandeln Sie mit einem Anbieter, der wenig Interesse daran hat, Ihnen den Ausstieg leicht zu machen.

Die Vorlage enthält dazu folgende Fragen: Welche Daten können Sie exportieren, in welchen Formaten, und können Sie das selbst tun, ohne ein Ticket zu öffnen? Was passiert bei Vertragsende mit Ihren Kursinhalten und Medien? Was kostet die Offboarding-Unterstützung? Wann und wie werden Ihre Daten gelöscht, und wie wird die Löschung bestätigt? Und sagt der Anbieter einen festgelegten Exit-Prozess vertraglich zu oder nur im Verkaufsgespräch?

Sind Sie in der umgekehrten Lage und sitzen gerade auf einer Plattform fest, die Ihnen den Ausstieg schwer macht, zeigt unser Leitfaden zum LMS-Wechsel, wie Ihnen der Wechsel geordnet gelingt.

Checkliste für die LMS-Auswahl: Ausschreibung versenden und Antworten fair vergleichen

Sie haben Anforderungen definiert, die Fragenliste gekürzt und Ihre Gewichtungen festgelegt. Jetzt kommt es auf einen disziplinierten Ablauf an:

1. Schicken Sie die Ausschreibung an drei bis fünf Anbieter. Bei weniger fehlt der echte Vergleich. Bei mehr vervielfacht sich Ihr Leseaufwand, ohne dass die Entscheidung besser wird.
2. Gleiches Dokument, gleiche Frist, gleiche Informationen. Beantworten Sie eine Rückfrage eines Anbieters, erhalten alle anderen dieselbe Antwort.
3. Bewerten Sie zuerst unabhängig. Lassen Sie jede bewertende Person die Matrix allein ausfüllen und vergleichen Sie danach. So werden echte Meinungsunterschiede sichtbar, statt dass sich alle an der lautesten Stimme orientieren.
4. Lassen Sie Demos Ihre Szenarien testen, nicht die der Anbieter. Geben Sie den Anbietern auf der Shortlist zwei oder drei Ihrer realen Use Cases vor und lassen Sie sich die Lösung live vorführen, statt sie sich nur beschreiben zu lassen.
5. Nutzen Sie die gewichtete Gesamtsumme, um die Diskussion zu fokussieren, nicht um sie zu beenden. Liegen zwei Anbieter nah beieinander, zeigt Ihnen die Matrix genau, wo sie sich unterscheiden. Um diese Punkte sollte es im abschließenden Gespräch gehen.

Laden Sie die Vorlage herunter und planen Sie mit Ihrem Team eine Stunde ein, um über die Gewichtungen zu streiten. Damit haben Sie den schwierigsten Teil erledigt, bevor auch nur ein Anbieter geantwortet hat.