Offboarding Sjekkliste - Hvorfor et glatt farvel sikrer en lysere morgendag

At en medarbeider slutter, går av med pensjon eller blir sagt opp kan påvirke organisasjonen din på ulike måter avhengig av hvor viktig rollen er. Det kan for eksempel forstyrre arbeidsflyten, påvirke teamets moral eller føre til kunnskapshull. I tillegg medfører det ekstra kostnader å finne og lære opp en erstatter, samtidig som de gjenværende medarbeiderne får mer å gjøre.

For å håndtere disse utfordringene og sørge for at overgangen mellom gamle og nye medarbeidere går smidig, trengs en strukturert offboarding. Å avslutte arbeidsforhold på riktig måte bidrar også til å skape en positiv arbeidskultur og bevare organisasjonens omdømme.

Her er 10 verdifulle tips for vellykket offboarding:

1. Gjør offboarding til en prioritet

Det er allment kjent at det er avgjørende å ønske nye medarbeidere velkommen. Men visste du at en positiv avskjed når noen forlater organisasjonen også kan være fordelaktig? Behandle offboarding som en kjernedel av medarbeiderens livssyklus med tydelige ansvarlige, tidslinjer og suksesskriterier. Når du prioriterer slutten like mye som begynnelsen, blir hele reisen bedre. Det signaliserer også til gjenværende teammedlemmer at mennesker verdsettes i hvert trinn, noe som styrker engasjement og tillit.

2. Identifiser rollens betydning

Noen roller er vanskeligere å erstatte enn andre. Kartlegg den avtroppende medarbeiderens ansvar mot forretningsresultater for å forstå risiko. Bruk dette perspektivet til å beslutte om erstattere, midlertidig dekning og hvilken kunnskap som krever ekstra oppmerksomhet. Ta hensyn til avhengigheter, kundeforpliktelser, godkjenninger og regulatoriske ansvar slik at du kan planlegge for kontinuitet uten gjetning.

3. Etabler klare retningslinjer og en gjenbrukbar playbook

For å håndtere utfordringene når medarbeidere slutter på en effektiv måte, bør du ha klare retningslinjer som er enkle å følge. Standardiser reisen med sjekklister, maler og definerte ansvarsområder. Hold alle dokumenter på ett sted og gå dem gjennom jevnlig slik at prosessen holdes oppdatert. Se offboarding som en investering i virksomhetens fremtidige vekst. Før eller siden vil folk slutte, og en veletablert prosess gjør deg bedre forberedt.

4. Forklar prosessen fra start til slutt

Tydelighet bygger tillit. Gå gjennom tidslinjen med den avtroppende medarbeideren, hva som gjelder på siste dag, hvordan referanser fungerer, og hvordan fordeler og datatilgang endres. Bruk en felles kilde som dekker kontakter, frister og lenker. Åpenhet reduserer uro, forebygger misforståelser og skaper en respektfull avslutning på relasjonen.

5. Planlegg for kontinuitet (og regn med litt turbulens)

Avganger kan forårsake forstyrrelser i arbeidet, lavere moral og uventede kostnader. Forsøk å jobbe proaktivt ved å sikre midlertidig eierskap, justere mål og kommunisere med berørte team og kunder. Del hva som vil endres og hvor lenge, og følg med på arbeidsbelastningen for å unngå utbrenthet.

6. Tett kunnskapsgapet

En av de mest oversette aspektene ved offboarding er kunnskapsoverføringen. Avtroppende medarbeidere besitter ofte verdifulle innsikter, prosesser og ferdigheter som er til nytte for selskapet. Oppmuntre til økter for kunnskapsdeling der avtroppende medarbeidere kan dokumentere sine ansvarsområder, prosjekter og kontakter. Denne kunnskapsoverføringen kan være uvurderlig for teamet som overtar, sikre kontinuitet og hindre et kunnskapsgap i organisasjonen.

7. Vær transparent

Transparent kommunikasjon er hjørnesteinen i enhver vellykket offboarding-prosess. Som arbeidsgiver bør du ta initiativ til en åpen dialog med den avtroppende medarbeideren om årsakene til at de slutter, og gi ærlig tilbakemelding. Dette hjelper ikke bare organisasjonen med å lære av medarbeiderens erfaringer, men viser også respekt for deres bidrag. I tillegg sikrer tydelig kommunikasjon at den avtroppende medarbeideren forstår offboarding-prosessen, inkludert retur av selskapets eiendeler, informasjon om fordeler og sluttlønn.

8. Oppretthold en profesjonell relasjon

Offboarding trenger ikke å være slutten på en profesjonell relasjon. Å beholde positive forbindelser med tidligere medarbeidere kan gi ulike fordeler, som mulig gjenansettelse, forretningspartnerskap eller til og med kundereferanser. En positiv offboarding-opplevelse skaper goodwill, og tidligere medarbeidere kan bli merkeambassadører som snakker varmt om erfaringene sine selv etter at de har sluttet. Disse relasjonene kan pleies via sosiale medier, nettverk eller sporadiske oppfølgingsmøter.

9. Prioriter etterlevelse og sikkerhet

Å sikre juridisk etterlevelse og sikkerhet er avgjørende under offboarding. HR må følge lokal arbeidsrett og sørge for at all nødvendig dokumentasjon, inkludert oppsigelsesdokumenter og exitintervjuer, gjennomføres korrekt og i tide. I tillegg må dere beskytte sensitive bedriftsdata. Å oppheve tilgangen til selskapets systemer og hente inn selskapets enheter er avgjørende for å forhindre datainnbrudd og uautorisert tilgang.

10. Lær av prosessen

Evaluer og forbedre kontinuerlig offboarding-prosessen for å møte endringer og behov i organisasjonen. Å gjennomføre exitintervjuer er en strategisk måte å samle inn tilbakemeldinger om selskapet, dets retningslinjer og det generelle arbeidsmiljøet. Ærlige tilbakemeldinger fra avtroppende medarbeidere kan belyse områder som trenger forbedring, hjelpe deg å styrke medarbeideropplevelsen og håndtere potensielle problemer før de eskalerer. Å lytte til avtroppende medarbeideres perspektiver kan føre til meningsfulle endringer som påvirker arbeidsplassen positivt for nåværende og fremtidige ansatte.

Vil dere effektivisere offboardingen? Learnifier er en enkel, men kraftig digital læringsplattform for å skape både omfattende onboarding og offboarding.